应用文写作-第2部分
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作一篇文，其用意俱要可以一言蔽之。扩之则为千万言，约之则为一言，所谓主脑者是也。”这里的“主脑”就是主旨。这句话的意思是说，主旨，就是能够概括作文用意的一句话。刘熙载这句话讲得很通俗，也很深刻。以上对应用文主旨的阐释，也正是“一言蔽之”之意。
（二）主旨的特点
作者在撰稿之前，就已经形成了应用文的主旨，即“意在笔先”，也就是在落笔之前，作者对所写的事理、目的就应该想清楚，要做到胸有成竹。
1．主旨的实用性。应用文主旨最显著的特点是它的实用性，这是应用写作区别于文学作品、一般文章主旨的一个根本性区别。文学作品、一般文章主旨的特点可能是多种多样的，它所体现出的是认识作用、教育作用和审美作用。而应用文是用来处理公私事务的工具，是为解决实际问题而写的，它的主旨所体现出来的是很明确的实用性。譬如写“请示”，是请求上级机关就某一事情进行批准答复的；写求职信，是为了能够找到理想的工作；写广告，是为了推销产品，树立产品形象。拟写这些应用文首先考虑的是有没有用处，发文的目的明确不明确，如果没有实际的需要就不必写，不能发。
2．主旨的客观性。应用文主旨的客观性，是它的最大特点。写作作为一种精神活动，不可能不打上作者的主观烙印。文学作品主旨的提炼，往往有作者的主观印记，而应用文主旨的提炼是从客观的材料中提取，主观感情不能强加于客观。力求尊重事实，它是现实的需要而形成的主旨，是生活、工作、管理的某种需要，促使作者表明某种态度的，公务文书的主旨，所体现的是集体的意志。客观需要什么，作者就表达什么，主旨与材料必须达到本质意义上的契合，体现出客观性的特征。
3．主旨的单一性。应用文主旨的单一性，这是与文学作品写作的又一大区别。文学作品可以是一文多义，不同的读者可以从中领略到不同的主题意义。而应用文的主旨则是单一性的，一文一事，一事一旨。要想体现出应用文主旨的单一性，还需注意抓重点写，抓住与主旨最密切的东西写，才能使主旨集中而鲜明。美学家朱光潜说：“每篇文章必有一主旨，你须把重点完全摆在主旨上，在这上面鞭挞入里，渲染尽致，你所写的事理情态成一个世界，突出于其他的世界之上，像浮雕出现在石面上一样。”如果能做到这样的效果，那么应用文的主旨就凸显、集中、单一了。应用文的主旨防止面面俱到。一篇应用文如果什么都要讲，那么什么也讲不透，枝蔓丛生的应用文影响办事的效率。有的工作总结写经验做法时，一写就七八条，分析问题不下四五条，不厌其细。似乎很全面，无懈可击，实际上是把重要的内容、观点淹没在行文琐细的材料之中了。正确的做法是，动笔之前明确写作意图，抓主要的写，突出最有效，最有新意的内容要详写。而次要的、年年必做的工作、众所周知的工作，则可以略写，点到为止，删除多余的信息和材料。
4．主旨的明晰性。应用文主旨的表现与其他文体主题的表现有很大的区别。譬如，文学作品主题表现的要求是越含蓄越好，主题要蕴涵在人物形象、故事情节、典型环境之中。正如恩格斯所说：“作者的见解愈隐蔽，对艺术作品来说就愈好。”而应用文的写作是为办事的，主旨、目的必须明晰，如果不明晰则办不成事。要想达到明晰可以从两方面入手：其一，标题要揭示主旨。标题既可以显示应用文的主旨或主要内容，又具有提示作用，引发读者阅读的兴趣。其二，立片言以居要。如陆机所说“立片言以居要，乃一篇之警策”，意思是说，写文章时概括出一些重要语句，并把它放在关键之处，作为全文的纲领眼目。应用文的“片言”有两种情况：一是居于文本的开头以开宗明义。使读者一看，就知道全文的主旨所在；二是把“片言”放在结尾以总结收束全文，可称为篇末点题，卒章显志，加深读者的印象。
三、应用文写作材料的选择与提炼
应用文的材料是指需要写在文章中的事实，包括时间、地点、人物、事件、背景、原因、结果、目的、相关数据等。
材料主要有两种类型。一种是直接材料，一种是间接材料。直接材料由作者亲身感受、亲自观察、调查而获得的，称为第一手材料。间接材料，是指由阅读书报、检索文献资料而获得的，或由他人提供的，称为第二手材料。写作不同的应用文，获取材料的途径和方法不尽相同，但对搜集到的材料都应该认真的核实，确保真实性和典型性。真实就是应用文中涉及的人和事必须符合事实，不得加入写作者主观想法。典型就是指材料要有代表性，同时又具有普遍性、最能反映事物本质、最能突出主旨。
材料选定之后，还不能一字不差地放到应用文中，必须根据表达主旨的需要，对材料进行加工提炼处理，才能更好地表现主旨。
（一）合并同类材料
在应用文的写作过程中，把说明同一个观点的几个材料归纳为一个材料。譬如工作总结，往往有许多材料，从本质上看都反映的是同一个问题，那么则可以把这几个材料进行归纳概括。合并同类材料的好处是可以将反映的个别情况的材料，归纳概括成为带有综合性、全面性的材料，从而能够更集中有效地说明应用文的主旨。
（二）妥善剪裁冗长材料
在应用写作中，不论是叙事，还是分析问题，都不能简单一味地堆砌材料，要根据表达主旨的需要，详略得当。要对那些内容好而篇幅冗长的材料，要进行剪裁。
一是压缩。冗长的材料往往存在交代过于详细，议论太多，语言啰唆等毛病，这就要删除枝杈，压缩过程，摘取精华，删节字句等方法加以剪裁，突出文章的主干，突出主旨，让人看到文章就能把握主旨。
二是换角度。指改变材料的使用角度。选择新的角度往往写出的应用文更具有生命力，更容易让读者把握主旨。譬如上报的公文，往往选择突出材料的参谋或请示的角度，下发的公文则要选择更能突出材料的指示或指导的作用。再如对农村体制改革之后，农民富了，钱袋子鼓起来了，这一类事实材料，那就可以避开这个众人常写的角度，从钱袋子鼓起之后，响应国家号召再投资，不存钱，观念改变的新角度去选择材料，进行写作。往往是角度改变了，文章新了。
（三）详略得当
从古至今，文章的写作均要详略得当，而不能主次不分，平均用墨。不懂得详略的作者，最爱犯的毛病是倾其所有，知道多少就写多少，不管材料有用没用都要写上去，使文章臃肿不堪，让人不知所云。应用写作中用材的详略得当，大致有如下几个规律可循。对于表现主旨来说，重要的材料要详写，而次要的可以略写，新鲜的材料可以详写，而老生常谈众所周知的旧材料则可以略写。
第三节 应用文写作要求
规范性的应用文文本格式分为两类，一类是由权力机关颁布的法定格式，如事务文书：决定、报告、通告等文种格式；一类是在长期的使用过程中形成的约定俗成的格式，如非法定公文：调查报告、计划、总结等文种的格式。
简而言之，撰写应用文，要注意它的规范性，同时要注意应用文语体的直白性，语言要求准确、简明、平实、得体，不能漫不经心，随心所欲，更不能标新立异，独出新裁，胡编乱造。
一、应用文写作的语言要求
应用文作为一种实用性文体，其语言与其他文体相比具有鲜明的特点，这是由其本身的功能作用决定的，总的说来，应用文语言具有实用性、规范性和模式化的特点。由于具有以上特点，所以应用文的语言要符合以下几点要求。
（一）语言要准确
准确是指语言要准确贴切。应用文是用来办事、处理公私事务的，因此文中所用的一词一句，一个概念都要准确无歧义。只能表达一个确切的意思，只有一种解释，不含糊，不费解，不能有漏洞。语言不准确，就会造成思想混乱，贻误工作。
（二）语言要简明
简明就是指语言简洁明了。应用文的语言要简明扼要，这不仅是提高工作效率的需要，也是减轻不必要的工作压力的途径之一。要多使用短句，短句表意简洁明快。长话短说，要言不烦，没有空话、套话、废话。因此，我们要反复锤炼语言，提高概括能力。譬如，应用文中的叙事多用概述，扼要地交代出事情的来龙去脉即可；议论也不必讲究推理的过程，只需简捷地阐明自己的观点即可。语言的简明，需要作者具备较高的概括能力。概括能力是指人们驾驭语言的一种重要本领，概括能力高，才能运用简明的语言，抓住要害，一语中的。
（三）语言要平实
所谓平实就是语言要平直朴实。应用文的行文要用直笔，抓住要害，直陈其事，不允许有虚构、夸张和想象，少用甚至不用描写、抒情等表达方式。
（四）语言要得体
所谓得体就是言语得当，恰如其分，要符合应用文的语体特征。应用文一般都有特定的读者对象，其语言要讲究得体。譬如，上行文的用词要谦和而不阿谀奉承；下行文的用词要郑重严肃，关怀爱护而不简单粗暴；平行文的用词以诚相见，相互尊重。公告、通告，语言要深入浅出；商业广告的语言则要生动活泼，灵活多变……因此，运用语言要因体而异，合理选择，做到恰当得体。
二、应用文写作的结构要求
一篇好的应用文不仅要主旨鲜明，材料真实、典型，语言准确、生动，还应当有规范的固定的格式。由于应用文的种类繁多，常用的应用文就有200多种。文种的不同，导致结构的形式也不同，因此它不能像其他文体一样有统一的结构形式。而不同的应用文要根据实际，按照所用文种的结构模式来写，目前各种应用文都已基本形成了自己的结构模式，本书将在以后的章节中分别详细讲解。总的来说，应用文在结构安排上主要有以下三个方面的要求。
第一，所用文体的结构要鲜明地突出主旨。主旨贯穿于整篇应用文，应用文的结构要突出主旨主要表现在应用文的写作规范上。一般说来，应用文在标题或者开头就会点明主旨，再围绕主旨安排层次和段落，有的文体还需要在结尾进行总结，深化主旨。
第二，结构必须完整。应用文根据文体的不同要求，各部分必须完整，不能有省略或遗漏。
第三，要符合文体结构特点。各种文体都有自己的结构特点，不能混用。
三、应用文写作的格式要求
关于应用文的写作，要十分注重不同应用文的格式要求。这种格式并非是一种严格规定的法定形式，而是在长期的写作实践中所取得的某种共同的认识和约定。但是，这些格式要求虽然不属法定规范，但它必然包含着写作规范中许多合理因素，我们应该加以继承和保留，不应随意破坏和擅自修改，以免影响应用�
