卡耐基成功全集之二经营管理方略-第105部分

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，就像看到女神的幸运刘海一般，立刻捉住不放。所以，无论身在何处，只要看到所需的信息，就应该“刷”地一声，尽快地把它撕下来。这里所指的整理方法，目的是希望　读者不要过分依赖“道具”，能加以利用“撕”这一独门绝招，即以简单、快速的方法来完成资料的收集。

　　4。开始收集信息时，不要希望有“完美品”的出现“撕”这一绝招，能使资料尽快到手，且无须借助其它用具。这与信息　整理有个共同点：节省时间。许多人在整理信息时，都是　3　分钟热度，过没多久就把它一脚踢开。这些人常说：“收集信息最主要的是‘知道’就行了，　收集后还要再整理，太麻烦了？？”，这些人认为信息整理只要做就可以了，无须仔细过滤，以致于开始做没多久，就有挫折感了。

　　对于这类人，现奉送他们一句：“信息整理力求简化”。这才是最好的　方法。剪报时，看到认为需要的部分，就立刻撕下来，然后把剪报贴在活页纸上，等累积到某种程度后，再考虑重新分类整理。刚开始，应先考虑“什　么样的信息比较适合自己？”等因素，然后订出收集的标准，还要腾出宝贵的时间去完成它。可是，如果最后发现离“完美品”还有一大段距离时，就　会十分泄气。

　　奉劝各位管理者，先经过一段时间的收集，再整理这些信息，千万不要　以为“这是完美的信息”。毕竟，在信息整理中，“完美”是无法达到的境界。事实上，如果有“为了获得周详的信息整理而投入过多的时间的人，简　直是傻瓜”的认同心理，再做信息整理时，大多能得心应手，事半功倍。而且熟能生巧，渐渐地也更能有效率地整理信息了。不断地改进之后，必能设　计出最佳的整理方法，在不同情况下加以应用，发挥它的功效。例如，为了能高效地整理繁杂业务，你绞尽脑汁，设计出一位得力助手——“信息检索　秘书”，它使你在工作时能迅速获得你所需要的信息。

　　5。工作信息检索化的方法当你　26　岁时即成立一家公司，独当一面。在此之前也许你常想：如果自　己是老板，该如何管理员工呢？跟当时的生意人比起来，你的确花了很多时间在研究如何有效管理员工上。你将每一位职员的工作范围划分清楚，使其　各司其职，这样才能确实督察每个人的工作成效。依据工作内容而整理设计出的“信息检索秘书”，是一种“完成中”的信息大全，内容包括电话处理、　文具采购、客户资料整理、职员出差程序等，分门别类之后，便可以迅速地完成工作的每一步骤，而达到“缩短检索时间”的目的。

　　开始设计“信息检索秘书”时，千万不要存有“大功告成”的想法，因　为在制作时必定会出现一些问题。为了解决这些问题，使其尽善尽美，只有一边实行、一边改进，才能日益进步。在实际工作中，常会出现突发事件，　而这种情况是“信息检索秘书”无法处理的。对于这类事情，职员也常产生差错。处理偶发事件的成功与否，如果能在事后加以研讨和改进，必能完善“信息检索秘书”的功能。不断地增加“信息检索秘书”的功能，并视其为　每位职员的责任，虽然汇集而成的实践资料也许并不丰厚，但却是宝贵的经验之谈。如此才能促使公司业务蒸蒸日上。现有的“信息检索秘书”，都以　公司有关业务的处理为范围。但如果懂得其用法，对于处理其它事情，必定　是相当实用的。

　　由于业务繁忙，需要一位秘书分担工作，你才设计出这样一位“信息检　索秘书”，虽然它不是“人”，却和其它公司的秘书一样，具有高度的工作效率。即使再复杂的工作，如果依据“信息检索秘书”的步骤进行，就必定能顺利完成。例如，为了文件的处理或申报，须往返于政府机关。这些文件　都有固定的办理程序和办法，由于漫不经心，以致每次办理时都是迷迷糊糊的，浪费了不少精力和时间。如果能把处理这类事情的程序纳入信息检索内，　就会发现，办起事来不仅顺利和快速，更能节省许多精力和时间。

　　“如果能事先多了解文件表格的处理步骤，不是很好吗？”、“任何时　间前往市府办事处都可以吗？”、“途中经过哪些地方呢？”诸如此类的办事资料，便可汇集而成“工作信息检索”。起初，“工作信息检索”的资料　一定很少，经过经验的累积，资料才逐渐增加。错误往往也是充实工作信息检索内容的重要来源。这一点和你的“信息检索秘书”完全相同。

　　6。信息收集以“完成目的”为出发点“信息检索秘书”是根据实际需要设计的。在收集各类信息时，要有严　谨认真的态度。信息收集也要讲求“轻重缓急”，没有完成目的的意识，收集的信息就不具有任何意义。有一位男人，远从长春来拜访名作家　K　氏，其　目的是希望　K　氏能对他的资料整理方法给予一些忠告。他带来很多卡片、剪贴本、归档资料等，并把他个人的方法做了详细地说明。从他的说明中，可　以看出他对于自己的整理方法已经很满意，令人感到他根本不需要任何忠　告。K氏听完了他的话后，心想：这项设计成果，一定花费了不少时间。就　问他：“你每天花多少时间整理资料？”他立刻回答：“从早到晚。”接着又说：“由于阅读的范围日益广泛，令自己感兴趣的事物愈来愈多，最后我　实在舍不得减少整理资料的时间，以致于整天都在忙这个！”

　　也许他认为自己所设计的这套方法仍有缺陷，就来听取　K　氏的忠告。K　氏对他说：“你不妨腾出一个月，停止所有的资料整理，安安静静、仔仔细细地想想，什么才是自己最喜爱的信息，再去实行这套整理法则，你认为如　何？”假如你是　K　氏，对这位长春男子，也会做相同的建议。信息是为了使用才收集的；是根据自己所需而做的有关收集工作。例如：假如你担任律师、　会计师，或翻译等职务。你对有关法律、税务及外语方面的信息兴趣必然十分浓厚，也渴望追求新知，以加强这类知识。为了完成“自我需求”的目的，“什么是我需要的”，这正是收集信息的首要工作，即所谓的“目的意识”。　更重要的是，在收集资料时，如果碰到难以割舍的信息，正是“目的意识”

　　须坚持到底的时刻。如果不能确认信息整理法是“目的意识”的手段，就会　像长春男子一样，不知以“目的”为收集标准，竭尽全力整理资料，追求“方法论”；虽然收集到完善的资料，却无法一一派上用场。在浩瀚的知识海洋　里，如果不以自己的需求来收集信息，就会像一艘超载航行的船，船沉人亡是在劫难逃的了。

　　7。信息收集的标准“宁短毋缺”的收集方法能使你获得一大堆的资料。但是，这是相当不　明智的方法。为什么呢？这种像脱缰的野马似地收集信息，光整理就得花费很长的时间，别说“使用”了。“请勿不停地储存信息，断然决定资料的取　舍，更是一种智慧。”相信很多经验丰富的人都会强调这项原则。取舍的标准是一门大学问。收集信息时，“取舍标准”是一件十分困难的事，往往会　在收集信息时造成心理障碍。所以建议管理者不要实行“取舍标准”，而实行“采用标准”。一般人都有“获得容易丢弃难”的心理障碍，实行“采用　标准”，就更能符合一般人的心理状态。不过，“采用标准”的重点，并非一开始就使用，而是资料收集到某一程度后，再根据“为何这样做”而实行“采用标准”，这时资料收集就具有实用性了。　信息收集和整理，都以“自我目的”为前提。每隔一段时间，就得做这种“目的意识”的分类，然后再以“采用标准”整理所需的资料，如此绝不　会产生资料取舍的困扰。完成资料的收集，由于取舍标准不一，不能及时利用“采用标准”，这只是具有收集意识，尚称不上有效率地整理资料。

　　8。资料取舍要速战速决　对于报刊杂志和书籍等资料的采用，必须明确地决定取舍。其原则是：对于报刊杂志，凡与收集目的无关的信息，以及和剪贴分类内容不符合的部　分，都应该断然丢舍，千万不要存有“留着再作打算”的念头，应以“速战速决”的方式做出取舍的决定。即使在慎重考虑下所留存的报刊杂志资料，　很快便会收集成一堆。经过一段时间后，整理资料往往成了很棘手的工作，最后干脆把辛苦留存的一大堆资料，看也不看地全部丢掉。早知如此，当初　就不要费神收集了，也不用费力丢弃。如果能有此认识，也算是收集资料的　一项重要观念。

　　如果买一本书，完全是根据需求而选择，买来之后当然不会轻易丢弃。　但是多费神在书上重要的位置上做记号，在需要时便能立刻派上用场。可是，有可能在一本书中只有那么少许的内容是你所需要的，也可能就因这一点点　的需要而买下这本书。但无论购买与否，重要的是把需要的部分保留下来，其它的就可以弃置一旁。

　　有关信息整理的书籍常这样写着：“收集资料要限定期限，在这段期限　中没有用的资料，就可以丢掉了。”不少人赞同这种做法。事实上，无论期限长短，如果只是储存，其数量必定愈来愈多，相对地，惰性也因期限延长　而愈来愈重，导致不能有效地整理资料。因为这些缺陷，对于信息“取舍”

　　的决定，更要“速战速决”。不知丢舍不适用的资料，反而紧紧抱住各种资　料不放，这是资料收集和整理工作最忌讳的。对于这种建议，也许有人会问：“断然割舍固然正确，但是稍后又有所需要时，又该怎么办呢？”管理者应　该还记得，速战速决策略是针对报刊杂志等刊物的。即使擦肩而过，往后仍可找到这些刊物，这一点是不用担心的。重点在于是否所有图书馆内的期刊　室都可找到过期的报纸？图书馆、出版公司，一定都存有过期的杂志，所以大可不必担心资料的丢失；另一项重点是必须拥有过期报纸或杂志的简单目　录，留待查阅时作为“检索”的来源。

　　除了以“采用标准”作为收集资料的标准外，对于所要的资料，在剪报　时应注明报纸名称、日期；杂志方面则应写下杂志名称、篇名、出版期号，以及划下重点等，为未来“检索”工作奠定良好的基础。

　　信息整理的特征信息有如生物，随时随地衍生和扩大；尤其对现代人来说，信息的无边，　就如巨大的海洋。管理者每天拿到的早、晚报，加起来的字数那么多；坐在汽车里看到的是广告；公司里公文、电话、商业资料如潮水般流过双手；休　息时看到听到的尽是书本、杂志、电视节目、广播录像带？？连一本新的电脑手册都是信息家族的一员。这些数之不尽的资料似乎足以将人淹没，但实　际上，一直认为与工作无关的资料大都能可以过眼即丢，想要在信息社会里过健康生活，除了大胆取舍外实无他法。

　　唯一担心的问题，是如何整理自己苦心收集来的实用资料。只要用心收集资料，光是报纸、杂志就成箩成筐，再加上其它媒体，更是不可胜数。资　料到手未必是难事，但如何整理、活用这些资料却让人大伤脑筋。