卡耐基成功全集之二经营管理方略-第106部分
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唯一担心的问题，是如何整理自己苦心收集来的实用资料。只要用心收集资料，光是报纸、杂志就成箩成筐，再加上其它媒体，更是不可胜数。资 料到手未必是难事，但如何整理、活用这些资料却让人大伤脑筋。“资料整理术”是利用一种手段处理资料，不让你重复地把小山似的资料搬回家，然 后望着发呆，最后丢进垃圾筒，于是，觉得你是一个傻瓜。相信很多人都有这种倾向，常许下承诺，狂热地要求自己把能收集到的资料都放在手旁，其 结果是毫无能力去处理，全变成废纸丢进垃圾筒，许多上班族都有这种经验。
对于这种状态，可称其为“资料肾亏”。在中国传统中医学里，习惯地把因 房事过度而造成身体虚弱的症状称为“肾亏”；而“资料肾亏”是指资料过多过滥，使人们的头脑和神经疲惫不堪。即许多人在没有确定目标和意识不 清的情况下，就大量收集资料，或者收集到的资料重复的太多，以致收集者无法理解收集资料的含义，造成大脑神智不清，出现不健康的状态。
不管是何等重要的资料，如果仅保持刚拿到手的形式，一定会因表现方 式和媒体的不同，而无法归纳和应用。未经整理的资料是无法提高工作效率 的。
1。工作效率化 许多人在初尝资料整理术的甜头时，不禁喜上眉梢，而这种快感逐渐使很多人将资料整理视为嗜好而乐此不疲。当然人人有不同的嗜好，但是不能 错将嗜好当工作，否则很容易又回到浪费精力和无意义的原点上。
有很多人无限制地剪报、贴报、建档，这完全是嗜好。对工作来说，资 料整理只要能够做到需要时就能找到必要的资料就行。也许你觉得，如果费时费钱去剪存一些不必要的报纸，还不如去做些对自己生活更有建设性的 事。资料整理并不是信息工作的目的。它是整理各种不同规格的第一手资料，然后加以运用在工作上，以发挥整体的功能；资料整理的最终目的是“工作”， 而不是“整理”。所以管理者一定要在收集来的资料中，找出一些法则，以此为武器，或创造畅销产品，或找到更有利的商机。创造利益绝对是信息工 作的最终目的。
工作和资料之间存在着密不可分的联系。过去总认为“资料工作”是大 众传播工作者的特殊工作，但现代社会都是以资料为中心而运转，没有任何人能公然宣称他的工作和信息全然无关。因此，信息工作的哲学和技术就成 了这个时代社会人的基本素养。
要保持工作愉快的条件之一就是工作效率化，至少资料整理要能发挥清 晰思路的功能。这才是信息整理工作的意义。
2。整理和保管 资料整理可分为“整理”和“保管”两部分。“资料整理”是通过归档、剪报和索引等方法，来从事“整理保管技术”。不过这种整理保管技术大都 是善后的工作。通过处理，使以后有必要时能迅速方便地获得必要资料。这个技术虽然重要，但更重要的却是如何将汇集到的资料加以活用。市面上有 很多关于“资料整理”的书籍，但却过分强调整理保管的技术，容易失之偏颇。因此，兼顾活用资料和取用时迅速便利的资料整理术，可以说是资料整 理和保管工作的两大动力。
不过保存资料并不是一件轻松的事，即使投入很大的热情，也不能马上 立竿见影。常花费许多时间和精力整理好的资料，经过一段时间后，总会有“更需要你注意”的工作分散你的注意力。结果堆积如山的资料再度侵占书 桌，光要找一份需要的报纸，就得花费很多的时间。要简化这段工作的话，必须在收集资料和活用信息时，已系统化地处理完了存在的问题。因此，资 料整理的第一步，就是要设定连续作业的方式，让资料系统化。
信息整理的技术在追求信息整理技术完善的过程中，管理者脑中常会留下不愉快的感 觉，这会影响工作的进度。这些感觉包括被丢掉的资料是不是真的不需要？
明明记得一些有用的资料，但临到用时却记不起来、说不出口？？。它容易 使思考混乱、使工作出错，以致浪费时间，更严重的是增加工作的成本。因此，理想的资料整理方法，能让人保持平静、愉快的心情，并有效率地进行 工作，即要符合“资料生理”。
1。资料生理学 任何人在工作时，大脑都在运转，大脑工作的状况就是它的生理状况；资料整理的目的就在维持大脑清晰和明朗。为了整理大脑的思考，必须找出 资料生理的规律。可是，人类的思绪总是随机而片断的，并没有系统化的管理，尤其是在令人意外的时刻经常产生新构想，紧接着又忘记。这些新构想 未必马上可用，但如果能使用一套方法加以利用，很可能整理出一套完整的 计划。
要把这些杂乱无章、毫无次序的想法转变成有意义、有条理、有层次的 思想体系，最重要的工具是语言，而表现的最主要手段则是文字篇章。所以，资料工作也可以说是用“语言”道具来处理问题的工作。不论是文件、书籍 或报纸，全都是语言的信息源。用系统化的方法整理资料，设法转化成社会通用的法则，这就是“资料工作”。而资料整理法则须根据大脑的思考方式 来设计，即创造整理的资料生理系统。这是效率化工作的成功的钥匙。人都有惰性，都不愿意处理麻烦的事。因此，在设计资料整理法时，一定要考虑 这种特点。
2。实现低成本高效率“低成本”和“高效率”是管理者随时要牢记的两个基本概念。商业行 为的基础就是以最小投资创造最大的利益，信息工作亦然。以整理文件为例，一般市面上卖的纸制档案夹约 1 元，如果有 500 项资料，要花 500 元，有 2000 项就要花 2000元，再加上存放档案的柜子，仅是这些硬件就要大约几千元， 对私人资料整理来说很浪费，而收效如何却仍不得而知；有很多人放弃整理 资料就是因为这个因素。
至于效率，除了检索和取用资料要快外，整理、保存资料的速度更要考 虑。使用从市面上购的档案夹时，还得把文件用打洞机打洞，再贴上一份目录，填上资料的内容。此外还得把不同规格的资料做统一处理，每一道手续 都繁琐而费时，每次整理资料时的不快，真让人觉得在浪费人生。一次又一次这样的费事耗时后，许多人都无法持久地整理资料，因此，一定得找出低 成本而又不浪费时间的资料整理保管系统。
3。统一规格的意义 圣经上说：“为了不让人互相沟通，共同建造这座高塔，免得减损神的权威，神让所有的人开始说不同的语言，不再互通信息，且争吵起来？？”。 这个有名的巴别塔的故事，说明了在现代社会中，如果信息规格不统一，人们就容易犯错且无法沟通。这种愚蠢的例子到处都有，以录放影机和 VHS 系 统来说，一直到最近才有统一成 VHS 的趋势，显然 BETA系统已经落伍，但在市面上还可以买到 BETA 系统的产品。这种厂商缺乏相容性，几乎就等于现代 的“巴别塔”。不过 VHS 的音质的确没有 BETA的好，日本电视公司就爱用 BETA 带，但是：信息规格的统一与否，并不在于比较各种规格的好坏，而是重视规格间的互换性；缺乏互换性的规格，会阻碍多数人自由地使用信息。 在个人电脑的键盘设计上也出现同样的问题。现在最普及的 JIS 键盘并不符合生理学，因此有人发明出频繁动用拇指的键盘。而一旦熟悉了这种设 计，使用人几乎就不会使用国际通用的电脑或打字机了。这就好像不管英文是不是最优秀的语言，只要它一天是国际语言，学习英语就是现代商业人的 基本要求。选用电脑键盘也一样，不管性能好坏，都得使用大多数人通用且兼容的机种。 选用大多数人使用的规格，是资料整理的基本条件。整理工作的第一步是统一规格，不同尺寸的纸张、文件是很难处理的；至少自己公司和部门使 用的电脑、文字处理机，应该统一文件和报告的格式、尺寸。规格统一是信息工作最重要的原则，但实际收集来的资料却不免有大小、长短、方圆不一， 因此必须事先统一规格。
二、处理各类信息的技巧
人事资料收集技巧资料工作是把大家都不知道、没发现或没想到的事实，用新的法则相互 贯穿，然后加以分析和综合，以拓展工作领域。在这种定义下，收集资料绝不是把老生常谈的常识集合在一起。因此在收集资料时，一定要打破自以为 是的想法。只有人才能真正打破这种陈旧的观念。要从“人”身上取得信息，最有效的方法是面对面沟通；通过这个方式，可以接触和证实沟通对象的所 言所行，这个“人”就成为获得信息的最有利来源。
1。找到“人”资料的方法 要与人面对面沟通须注意五个基本技巧：（1）决定会面对象 找到合适的咨询人选，其实并不容易。不管是纯粹访问还是想请对方配合，都要预先做准备，把有关资料备齐，制定自己的拜访目的，并写下若干 要点提醒自己。然后再分析搜集来的名单，找到合适人选。这个准备工作关系到以后面对面沟通的成败，不可轻视。
（2）订约 订约是面对面沟通方式中最大的一个难关。就对方而言，这是一个他可以不做的工作、可以不见的约会。无端打电话与人订约，成功的机会并不大， 尤其对一个素不相识的人，想要在几分钟内把自己复杂的动机解释清楚，实在很困难。许多担任营销业务工作的人，一定都有这种体验。冒昧打电话联 络不相识的人，有时会给对方无礼的感觉，有时不妨考虑先以信函告知。信函内容应包括：a。请对方恕己冒昧；b。说明自己的身份；c。说明想要会面的 原因；d。列举面谈的内容；e。说明希望会面的时间；f。注明自己的地址、联络电话；g。说明信件到达后，会再以电话确定各种事项；h。这封信一定要写 得简洁有力，太冗长的信只会折磨对方，尤其是到私人企业采集信息，更要注意不要浪费别人的时间。信寄达之后的第二天，就可以打电话做第二次的 确认。有信件沟通在先，交谈起来就不致于有麻烦。
（3）准备工作 在会面之前，要先把沟通对象的背景和专业调查清楚，要收集有关的资料；如果对方曾有著作出版，要大略浏览，假如对方的著作很多，就要记得 翻阅第一本和最近出版的那本书刊。
（4）拟好问题备忘录 因为沟通时间不能太长，所以要有在最短时间内完成会面的打算。出发之前，记住在笔记本的第一页上，写下最急于解答的基本问题，做为备忘录。
（5）会面沟通假如会面的时间是一个小时，在前 30 分钟之内，一定要问完所有准备好 的问题，并且把要点记在笔记本上。当然在谈话过程中，如果对方允许，也可以使用录音机，但是一定要记笔记，理由有三：a。录音机常会出现故障、 电池耗尽等情况，记下笔记可以分担部分风险；b。记笔记可以帮助自己思考。
尽可能使用图解的方法记录，大量利用箭头、记号把对方的回话组织起来， 在会面过程中，新的问题会接连出现，而且经过图解也可以确�
