卡耐基成功全集之二经营管理方略-第111部分

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　　1。电子资料的特征　电子资料的优点包括四项：（1）小型记录媒体却能收集大量资料；（2）易于资料的加工与重复利用；（3）能迅速而简单地查询、分类、整理资料内容；（4）使用电话即能快捷传递资料。　不过，电子资料也有逊于纸资料的多项缺点，包括五点：（1）资料的输入及处理，必须通过专用机器和熟练的操作技巧，否则无法阅读；（2）无法从外　表查知资料内容；（3）资料的互换性比一般文件低；（4）保存性不稳定，易有瞬间损失大量资料的危险；（5）成本比纸资料贵。

　　因此，若要采用电子资料处理法，首先必须审慎考虑各自的优缺点。

　　2。电子资料的危险性　大多数的电子资料都保存在卡带、磁碟片等磁性媒体中。电子资料本身具有挥发性，必须再转换成不具挥发性的磁性资料。将资料记录于磁性媒体　中，主要是为了能迅速调阅，不过有时因操作错误，往往会发生资料遭破坏或消除的意外事故，即使是硬式磁碟片，也可能因人为疏忽而导致资料记录　挥发或消失。

　　事实上，我们周围充斥着许多磁性商品，如冰箱门、磁性把手、收音机、　电视机、音响扩音器、磁性项链等，这些远超乎人们想象的磁性商品，有时也是破坏磁碟片资料的间接杀手，再加上地球本身即是一个巨大磁场，磁性　资料长久曝露于这样的空间下，最后难免也可能会变质，这就是为什么卡带经过妥善保存，仍然会发生资料消失的原因。一定要记住：绝不可依赖电子　资料的安全性。

　　以随身型的文字处理机为例，它是采用　IC　卡为记忆媒体，一旦电池的电　力不足或操作上稍有小小的失误，资料记录将会在瞬间突然消失。

　　3。电子资料的整理重点　从电子资料的特征中，可以很清楚地了解电子资料的两项整理重点：（1）

　　资料视觉化。记录电子资料不像一般文件处理，能一眼看出所有的记载文件，　因此必须通过视觉上的整理，使必要的资料在必要的时间里迅速出现，如果忽略了这一点，磁性媒体就像是个资料垃圾筒，完全失去了保存的意义。（2）　预防意外事故。为了避免因操作失当、机器故障、停电等突发事件而导致资料损失，事先制定完善的方法是相当重要的。无论是使用随身型文字处理机，　还是高效率的资料处理机器，都必须具备这样的认识。

　　4。用适当的索引整理电子资料（1）录音带的整理　工作上的录音，主要是为了记录人的谈话内容，而绝大多数的录音带在完成文字记录后，它的功能似乎也跟着宣告终止。这并不意味着录音带缺少　保存的作用，只是当内容转换成报告书后，录音带就极少有再利用的机会。

　　相反地，商业用的谈话录音可以文字笔记或其它辅助工具来取代，“声音”　并不是它追求的主要目的，因此一旦录音内容文字化之后，录音带就不再有利用价值。为了避免录音带泛滥，没有“保留声音”必要的录音带，是不需　要保存的。

　　（2）录音带的有效运用　如何在工作上灵活运用录音带？主要有六道工序：a。首先，准备　10　至20　卷的录音带，一一标上　NO。1？？的号码，然后放进专用的“常备卡带箱”。　b。准备赴外录音时，按排列顺序取出需要的录音带卷数，完成录音，用铅笔注明日期及内容。每一卷录音带最好只录一个主题。c。回到工作岗位后，先　将录音内容作成笔记，再将录音带放回常备卡带箱。d。当下一次工作需要使用录音带时，则从上次未曾使用的录音带继续轮流使用，如此每一卷录音带　至少保存　20　卷以上的使用时限，当你想再重听一遍时，录音带内容在短时间内均可保留下来，即使　20　卷录音带重复使用，你也能够保持录音带的“有效　期限”。e。当录音带要重复使用时，别忘了将旧的索引销掉，重新标明新的索引。f。有必要长期保存的录音带，可将它的外壳丢弃，保留录音带与有关　内容的文件，一齐放入标有索引的档案袋中。最后，再将新的录音带置于常　备卡带箱中。

　　录音带编集是指将分散于数卷录音带的录音内容，汇集于一卷录音带　中。这类工作通常多由广播电台执行，一般人除了音乐歌曲之外，多半不愿代替客人从事如此繁琐的服务，因此为了避免麻烦，平时从事录音工作时，　尽可能实行一卷录音带一个主题的做法。

　　（3）录像带的整理如果工作上需要录制电视节目，那么最好选择　3　倍速度的　VHS　录像带。

　　因为一盘两小时的　T—120　录像带可录制　6　小时的节目，符合一个主题一盘录　音带的原则。万一一盘录像带必须录制多个节目，那么就必须在录像带上标明所录时数，然后才能依照录像带上的时间表找寻各个录制节目，以及计算　空白带的剩余量。

　　有一个简单的方法是直接在录像带的边侧标上每段节目的时间和内容名　称，只要查上面的索引，即可立即找出你所要的节目内容及其时间的长短。

　　（4）8　厘米录像带的编辑携带　8　厘米录像机进行访问、调查后，录制成录像带简报，这早已是日　益普及化的工作方式。只是编辑录像带必须具备专门技术，同时过程也相当　繁琐困难。目前SONY　公司推出一种专业用的手提　8　厘米录像带编辑机，由于　具有双卡录制功能，为避免盗录，侵犯著作权法，只好在不做宣传的情况下销售。这种编辑机的操作相当简单，只要先将时间记号打入已完成的母带中，　就可依照计时表进行画面剪接。每一个画面的长度相当于　1/30　秒，左边的卡座放母带，右边的卡座放空白带，依据你所选择的母带画面，按下剪辑机按　钮后，右边的空白带即会自动将画面、文字、声音全部录下。8　厘米录像机采用的金属录像带，再加上录像机本身是将色度信号与亮度信号分开处理，　因此，转录后的画面质量是否会受影响，就不得而知了，但是它高达　10　多万元的价格，应该属于商业用途。不过也有人建议，如果要编辑　VHS　录像带，　可以考虑使用这种　8　厘米机器，因为它们之间的性质相似，画面质量较为理　想。

　　（5）磁碟片的整理　随着电脑普及化，磁碟片和文件一样，成为工作上不可缺少的重要资料，然而它的资料容量，却足足比纸上资料多上数百倍，只要一张小小的磁盘，　就可容纳相当于　100～200　张　A4　纸的资料量。由于资料容量的增加，却使磁碟片变成资料垃圾筒，尤其碰上磁碟片愈积愈多时，就会发生找不到资料的　窘况。磁碟片的功用是在于能重复记录和利用资料内容。例如当你准备将杂志上的连载汇集成单行本时，就时常利用储存于磁碟片中的原稿，重新予以　修正、补充。而为了重复利用磁碟片上的资料，必须设计一种便于立即找到所需的资料的方式。

　　原则上，一张磁碟片最好只记录一项主题，由于磁碟片可容纳多项资料，　为避免浪费，则尽量让一张磁碟片记录同一主题的资料，然后将类似主题的磁碟片一齐放入专用的档案袋里。磁碟片资料印制成文字后，如果无法确定　资料是否会再使用，则可准备另一张磁碟片予以保存，这种磁碟被称为“垃圾筒磁碟片”。处理资料时，这种“备用空间”的事先规划是相当重要的。　等到垃圾筒磁碟片容量饱和时，再予以重新检查、消除，并将值得保存的内容，依其主题分别归纳存入其它的磁碟片中。

　　3。5　英寸磁碟片放入盒中时，它的开口部正好和一般磁碟片的位置相　反，以致于索引上的文字变成上下颠倒，查询上相当不便。由于各家磁碟片厂牌的设计不一，因此在选择购买磁碟片时，最好能够统一使用某种品牌。　至于何种磁碟片的设计方式最利于归档，你不妨到市面上查询、比较一番。

　　（6）磁碟片的当机避免法　比起音响或录像机的卡带，磁碟片显然更能够在极短时间内立即保存或消除资料，这表示磁碟片具有相当大的危险性。很多人都曾经有过这样的经　验：辛苦输入的资料，往往因一时的操作错误，在瞬间就化为乌有！既然使用电脑这种资料机器，就无法摆脱风险，那么何不让机器随时有一套补救的　系统存在呢？

　　1987　年上市的美国苹果牌电脑附加了一种具有自动保存机能的新型软　件程式　Hipa。card。这种机器虽然促进套装软件的增加，但并不表示能解决所有可能发生的错误。只要随着电脑或文字处理机的硬式磁碟不断普及，资　料被消失的风险就会跟着持续增加。以　mackintosh　为例，1984年上市的第　一代　3。5　英寸磁碟片容量仅有　400KB，到了　1987　年，它的硬式磁碟容量竟高　达　20MB，足足比三年前进步了　50倍。而随着硬式磁碟种类的增加，20MB　的　价格在　1987　年底滑落至几万元左右，就连个人购买　100MB　的硬式磁碟都已不再是新鲜事，但这些容量足以媲美　250　张磁碟片的超级记忆体，一旦稍有差　错，其所造成的损失恐怕难以想象。

　　尽管目前市面上出现不少预防资料消失的机器，或足以使消失的资料再　起死回生的软件，但硬式磁碟毕竟也是一种磁性记录媒体，它仍然会遭遇到一些软件所无法抵挡的意外事故。例如大地震或搬运过程中的交通事故，都　有可能导致硬式磁碟的故障或损毁。一定要注意：信息化公司应该了解，大型系统所承担的风险，小型系统也一样会发生。　于是，备存成了最重要的观念。即使当资料已经发展到电子化时代，备存行为仍被一般人所忽视，事实上，备存即是复制，复制即是将资料提供给　多数人共有，例如以多数人为对象的印刷，以少数人为对象的复印。人们习惯于这样的复制文化，却不习惯危机管理的复制——备存文化，因此才会导　致资料的动辄流失。所以，所有的资料机器一开始就应该具备大范围的自动备存系统，每个人对自己的工作体系，也应该具备备存的观念及技术。电子　资料整理最基本的工作是：请认真地继续复制磁碟片。　当你利用文字处理机和电脑输入资料时，必须另外准备复制用的磁碟片，即使你使用的是一般套装软件，也要将原版先复制一份，然后使用复制　版作业，原版则备为意外状况发生时，依旧能保存原有资料。

　　在输入文件或资料的作业过程中，仍不要忘了进行磁碟片的备存工作，　最好是每隔　1　小时备存一次，以避免意外事故发生时，浪费时间。其实，每　隔　15分钟备存一次是最理想的做法，如果机器没有自动备存机能，那么装一　个定时器在机器上，随时提醒自己，也是一种变通方式。当一天的工作完成时，再将所有磁碟片内容全部拷贝在备用磁碟片上。大容量的硬式磁碟也是　一样。

　　在输入资料的过程中同时进行备存的工作，等到作业终了，再将资料拷　贝于软式磁片上。一张　20MB　的硬式磁碟，大概需要　20　几张　3。5　英寸软式磁片，因此使用硬式磁碟前，就应该先把软式磁片购齐。当然，硬式磁碟的备　存工作是相当耗时的。最近市面上广为流行的　50MB　及　100MB　硬式磁碟，绝大多数都有自动备存的软件，而专门供备存用的软件程式也有销售，只是再投　资