卡耐基成功全集之二经营管理方略-第117部分

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　　设计企划案的人，更需参考众多的书籍。若采用这种整理方法，制成一　本自己的资料专册，即使再复杂、棘手的企划案，也能迅速完成。

　　有效而充实的信息，实在是一位好帮手。

　　8。收集过期杂志，务必作目录或索引　把杂志能作成资料的部分，以复印或原始资料的方式保留，其余部份大都丢弃。但是，像《法制时报》这类法律专业杂志，对专业人士有着极大的　价值，必须完全收集。

　　这本《法制时报》，自创刊以来已出刊了一千多期。这么庞大的数量，　绝不可能每本都当座右铭似地充分使用。也因数量过多，利用机会更少，更不可能对哪一期刊载哪一类法律判例完全牢记在心。为了弥补以上缺陷，要　设计“索引号”。

　　将《法制时报》以一百期作为一册，按照出刊年月份排列，并附上判例　标题，使一百期的重要内容全集中在“索引号”内。当要作判决或执笔写稿时，将索引号取出参考，此时必能立即查到某判例的出处，也可以委托秘书　代为查阅、复印。

　　对于过期的相关杂志，以这种索引方法处理，可使这些杂志充分被活用。　现今社会中，能收集最新、最实用的信息，是事业成功、工作顺利的条件。至于该订多少份杂志，杂志又要保存多久则须视具体情况而定，当然，　应订阅有用的杂志，至于杂志保存，除了像《法律时报》对卡文先生十分重要，而以索引号方式全部收集外，其他杂志，只收集适合的资料加以复印保　存。须记住，务必作成目录或索引再入档，以备日后查阅方便，使其成为一　套活用的资料。

　　9。成册信息，以颜色区分标题　成册信息的便捷在于资料能自由取用，立即归档，随身携带，极富机动性。如前所述，常从成册信息中依标题抽取所需要的，或是为了配合工作、　节省时间，而将写时要用到的资料随身携带着。

　　成册信息除具机动的优点之外，为了使资料更能活用起见，有一点十分　重要，就是以颜色区分种类册别，以利于辨别。也许有人会指出一些收集信息的专家们，都是用单一的颜色作为封套，但这常造成查阅时间的浪费。站　在追求效率第一的原则下，以颜色区分标题，才是正确的。

　　一般人大多采用布质或塑胶皮两种封套。若用布质为封套，且以不同颜　色区分。这么一来，即使资料册紊乱，只要一看颜色，就可辨知其收集内容。

　　也许有很多专家会在资料卡上按照种类涂上颜色以区别内容。事实上，　依封套和标题颜色，即可区分。而将内容的用纸按不同颜色划分则似乎太过细密了。除了彩色复印外，复印大都是白纸黑字，所以所收集的内容，还是一律使用白纸较佳。

　　10。成册资料也须新陈代谢　卡文先生写稿时，手边必有一份资料，这些资料是他按照写稿大意集结成册后，再重新装订的。　遇有更新更好的资料，便将旧的或从不使用的丢弃。如此，一方面增加新信息，一方面丢弃不重要的部分，就完成现存的资料档案了。只要有资料　收集的一天，就有这种资料的新陈代谢出现。写稿时，浮现更好的构思，或发现更有用的资料，便迅速以活页插卡法将其装入成册封套内。在资料不断　地被活用的同时，其内容也逐渐增加。

　　如同发育中的小孩子所穿的衣服一样，隔一段时期就不合穿了，所以不　得不添购新装。资料收集也一样。报纸或杂志剪下来的资料，若是原封不动地贴在剪贴簿上，就会停止成长。若以活页插卡法予以补救，不但可装订成　册，便于取阅，也可配合资料的成长，不断地汰旧换新，促进新陈代谢。

　　为资料整理增加新血液，使其不断成长，虽常令你伤透脑筋，不断思维　的结果却因此而常有心得，是你在资料整理过程中，更能肯定自我实力的乐　事之一。

　　11。活页式笔记的内页纸只用单面　一般来说，管理者都是采用活页式的笔记本。因此，目前管理者拥有相当多的笔记本。笔记的使用方法不断改进，最近，管理者的笔记才完全使用　单面记载法。

　　笔记本纸的两面都可使用，而管理者都只用单面，且留有空白，也许有　人以为那是因为记录不完整的缘故，其实并非如此，更不是因纸张太多而浪费，主要还是为了提高日后的活用价值。

　　资料整理的笔记法中，最重要的不是写入多少字，而是它的内容适用与　否和资料是否易于活用。管理者就是基于这两项原则，才决定采用单面笔记　记载法。

　　管理者笔记本一律采用横式书写，最上面是大标题，例如第一行写着杀　人事件的标题，次行是凶手资料，最下面详细注明发生的经过，然后再加上判决内容等等。这时仍以“活页纸”、“单面使用”，以及实行新陈代谢为　原则。若无法集成一册，先依次在上面写上大标题等细节，打上顺序号码。

　　如此，万一资料不慎被分散，只要一看标题顺序，仍可迅速归位。

　　虽是按照顺序排列，但管理者常作改进。比如单面记载，就是考虑到翻　阅浏览时能迅速进行，一入目即了解内容。至于顺序编排方面，若觉不妥，应立刻作调整。若是双面记载的话，就没那么便捷、省时了。

　　需要复印时，单面也快速多了，且可自动操作，一点也不费事。若两面　都有资料的话，就很麻烦了。另外，多使用条列式简单明了显示资料的方式，尽量留下空白，使查阅时更为快速。

　　这种笔记记载法，乍看似乎不具特色，但因收集内容符合实际效用，而　且因单面使用，使查阅时间大幅缩短，效益颇大。

　　12。活页纸以打孔方式处理报纸或杂志的资料收集，都以　B5　尺寸为统一规格。然后在资料两侧打　孔，最后予以装订成册。同样地，笔记也是在活页纸左右两边都打上　26　个孔。

　　打孔的理由，是为了统一资料，便于浏览。例如在某一项主题之下，A　与　B　相互关连时，可将两份资料装订在一起，并列对照。在公共场所或车上，也可拿取自如地查对、参考，实在很方便。　这类将笔记，活页卡化的收集方式，对资料的分类、替换应付自如，而且装订成册，也很方便。只是这种笔记需要自己动手制作，市面上没有出售。

　　除了可以享受独创的乐趣外，或许也可申请专利哩！

　　13。活页插卡式记事本，数量可不受限制　一本受商业界欢迎的杂志，曾以“记事本的活页术”作专题报导，配合照片介绍各界名人的记事本用法。例如将计划表作成任何人一看都能了解的　形式，并且举出多位知名人士的记事本为例。对卡文先生而言，看到这类记事方法，反而觉得是件苦差事。为什么呢？太麻烦了！所谓记事本，是为了　备忘事情而随身携带的小本子，应该记些最新的资料。总之，记事本应是记录一天中与自己有关的事物。

　　一般不赞成在记事本上写得满满的，应使用一天一张、活页式为主的记　事本。至于记事的时间，可利用归途的车上或睡前，记下已完成以及隔天必须做的事；对于已发生的事项也须记下，一天一页，若不够使用时，可随时　增页。由于采用活页式，所以补充十分方便。

　　第二天，处理记事本上所写的事项时，按照原先计划，不拘顺序，从最　重要的事开始进行。每完成一件，就用红笔划去。没完成或做不完的事，也写下理由，再挪写到第二天。当一张活页纸划满红线时，就把它抽出，放到　留存用的资料夹内。

　　对有关自己的事，一定坚持要登载在记事本内。例如计划表的留存，不　仅今年，连前年、去年的也一定存有档案。即使去年某一时期所作的任何事、和谁见面等的正确日期，一定都有记载。此外，工作时看到有趣的资料，如　随手剪下来的出版小广告等，一律放入透明的资料夹中。

　　管理者记事并非一成不变，也常因当天的内容而作调整。总之，传统格　式化的记事本，对管理者反而是一种束缚，因此，记事本的制作，需要亲自动手，才不致本末倒置。

　　14。多利用公司内部术语，使记事内容记号化、简单化　一些在外奔波的商业人士的记事本，往往写满了密密麻麻的访问行程，乱七八糟。主要原因是他们不知多加利用代号使其简单化，所以一句话常拖　泥带水。如果将“下午三点打电话与　A　公司联络”，以“十五点　A　电”表示，不是很简洁吗？对于重要的事件，还可打上红色圈圈，以提醒自己。

　　这种使记事记号化、简单化的方法，是大部分人都能办到的。管理者曾　在这记号方面下了不少功夫，而且将记号变成管理者与职员间的共同语言。

　　只要管理者写下这类代号，公司职员必定能明了管理者的指示。例如委托打　字小姐打字时，管理者使用简单的记号，象“B”代表文章中要留空格，“R”

　　表示要重复，“N”表示内容证明，“律”表示律师等等。

　　由于工作繁重，需要委托部属分劳，为了使事情能顺利完成，或避免任　务的重复委派，就得注意指令的传达。

　　以记号下达指示或写上简字代号等，可节省很多时间。所以无论哪一家　公司，都应将公司最常使用的术语或规程，全部以代号表示，且采用横式写法，复印后发给公司同仁每人一张，主要是希望指令处理方面能够统一。如　此，在打字时，便无须多加赘言，或反复叮咛，打字小姐便能顺利完成工作。

　　如此一来，对于业务忙碌的公司而言，的确可节省不少困扰及时间，帮助公司每天工作的顺利进行，这是整理术中一项令人意想不到的成果。

　　15。能让人辨知内容的记事方法是不明智的　所谓“记事”，是随时、立即、迅速记下的意念，所以能辨知的人应很少。的确，象这种灵光一现立刻写下来的意念雏形，往往不是很有效用的资　料。所以，偶有疑难或有新的构想时，就立刻记录下来，并且每天花点心思，将其处理，可行则存，不行则丢掉。象这样将瞬间闪过脑海的构思加以记录　并整理使其活用，也应算是善用大脑的表现。为了将这种构思传达给公司同仁，就得使用共同术语，使其快速传阅，发挥高度的效用。

　　公司、家里的电话留言，也是十分重要的。对于“何时及何人打来的、　内容、处理方式”等都要详细记载。总之，理想的留言，应是不论是谁接电话，只要看留言就能处理事情。这就得多花点心思了。

　　公司中，在电话的应接上，问出对方来电的目的是最重要的。管理者规　定统一方式来作记录。譬如对方没说其目的时，我方必须主动询问；收线时，更要说“再联络”等话；为了慎重起见，更要请教对方的尊姓大名、公司名　称、电话号码等等，而且要全名，不要只记录张、李等姓氏。详细的留言方式，使事后处理时，十分省事而方便。

　　传达留言也是一种很重要的资料。记录不完整，即使字迹整齐，也不具　任何意义。留言也算公司重要资料之一，所用术语仅公司同仁了解即可，不要用易令人辨知的方式书写，才是确保公司资料的明智之举。

　　16。将简洁、正确的留言当作资料