卡耐基成功全集之二经营管理方略-第120部分

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式的书架，虽然使书架成为隐藏式，但因不能一目了然，反而导致时间的浪费。

　　16。利用剩余的空间　对空间的利用是管理者一直伤透脑筋的事，基于这点，你可以借鉴别人成功地利用现有多余空间的方法。　首先，将壁橱的拉门去掉，以布帘代替拉门，然后再放入一个由上到下都可使用的架子，再利用拉门在上层制成一个架子，可摆设东西。如此一来，　壁橱里面、上面，加上高空的架子，再多的书，也不怕没有地方放了！

　　房间内，若从床到屋顶的空间，都被完全利用，可使你多出一间藏书室。　恐怕　99％的人都会觉得天花板没有什么用途，即使加以利用，也顶多是在衣柜上堆放一些不常用的物品而已。对管理者而言，这片空间却很宝贵。　办公室的桌上放着一把卷尺，如果有意购买新书架时，一定将其长宽高作正确的测量，尽可能从书架目录中选出最适当的书架。　如何有效利用空间，比如在公司里，休息室中的墙壁空间正适合书本的收藏，也是先以卷尺测量其可利用空间的大小。　即使自己的房子，也须懂得利用空间。当看到二楼的楼梯间和床铺成三角形，一般人会认为这片空间很难利用。却要本着“绝不浪费”的原则，立　刻请木匠在墙壁上打一个洞、作一扇门，如此一来，你的家里又多了一个小　型贮藏室。

　　为了保存不断累积的资料，书架便成了必需品。哪怕是一个小小空间，　也都要充分利用。所以选择书架时，坚持以适合有限空间的实用尺寸为优先考虑条件。但无论多狭窄，只要下点功夫，便可将狭窄的地方变成宽阔的空　间。

　　书架必须作合理的分配计划，这与前面所提的查阅时间是唯一不同处。　以“整理术”而言，充分利用空间，也应是查阅资料的一大重点。

　　17。玻璃柜式的书柜并不实用　随时随地都能方便取阅的书架是最理想的，如书房、客厅、寝室等，在家里到处都有放书，即使是厕所也不例外。　在狭窄的空间中，要将书架放在随手可及的位置，似乎不容易。但是，只需多花点心思，充分利用狭隘的空间，便可将书放在最适当的位置。譬如　有人利用楼梯的空间，制作开放式的书架，象这种自己动脑筋想出的方法，不也是很有趣吗？

　　公司大多采用不锈钢书架，也有些公司在会客室摆设木制书架，这些书　架往往加上玻璃窗，以防止灰尘进入。事实上这并不实用，反而碍事。书架的目的是使书有固定位置，并且取用方便，最主要是缩短查阅时间，所以玻　璃门对书架而言，反而浪费时间，毫无益处。

　　18。书籍复印后必须立刻归位　书架的目的是给书一个固定位置，所以取用后一定要即刻放回原处。

　　书从取出到放回原处，常需经过一段时间，短则半天、一天，长则甚至好几星期，而且很可能一次取用数本书，如果不立刻归位，一段时间后，书　架必显得凌乱不堪。

　　查询资料，往往所需的只是全书的两三页而已，这时，将所需部分复印　后，立刻将书归还原位，再将复印资料打孔、收集成册后，就又成一份档案　了。

　　利用这种方法，书籍取阅的时间很短，而且无论拿出多少书，绝不会导　致书架的紊乱。

　　19。尺寸不同的书籍，可将相关类型的收集成一堆　书架上的书本，有各种分类法，但一般人最主要是以书套、书籍版面的大小或形状排列。这种方法固然可以使书架的外观看起来整齐井然，但实际　上使用起来却一点也不便利。书籍并非装饰品，有效地使用才是其最大目的，不应沦为室内装璜的一部分。

　　另一种方法是以种类为分类，例如把法律、医学等方面的书籍各旧成一　类，一般人应多采用此种方法管理书架。这种方法，比起以大小、形状分类更加合理且具机动性，可以完全发挥书籍的功能。

　　但是最好的方式是根据自己的用途、目的作书籍分类，使书架“专柜化”。　以卡文先生为例，在他的书架上有所谓的“相关柜”，柜中以法律书籍为主，而以民法、税法等相关书籍作接续性排列。民法、商法、税法等种类虽异，　却都隶属法律，故以专柜方式来收集。

　　当然，对过厚、过大或形状不一的书籍，一般人常不论其内容，而将这　些超级书放在一起。可是为了配合个人使用目的，仍各以其所属种类，放置于所属的柜内，且以最易取用的方式摆放。

　　例如，要摆置运动医学的书籍时，就可将医学专业书籍和体育杂志以连　柜或同柜法排列。这样，要查询资料时，才能缩短时间。

　　20。书架的柜子以“半成品”看待　书架的分柜法，最好以“半成品”来看待比较适当。例如把整套百科全书一起入柜，虽然可以造成系列而整齐的外观，但是由于书柜是以种类划分，　以后同类书籍必会逐日增加，书架易成饱和状态。

　　因此，书架空间充裕的话，为了将来种类的更改，多预留空间是最好的。　使今后增加的书籍，也能有一席之地，不致紊乱排列，否则就得时时整理、　重新划分。

　　将有关的资料收集成册，再收入“相关”柜子内，例如遗产税的申请书　格式、遗嘱的法律条例、继承代理人的资格等相关信息，便可收集成册，也可加上法律杂志、判决书等相关消息的报导，复印后以“相关连柜法”予以　收集整理。

　　收集的工作，是永不停息的，所以对书架的整理，也是永远的，故应将　书架视作“半成品”，常常整理，使查阅资料更加便捷。

　　办公文具整理技巧1。笔记用的文具准备三套：一套放家里，一套放公司，一套随身携带　工作上或读书时所用的文具，因人而异，卡文先生常用的是：圆珠笔、铅笔、派克笔等三大“法宝”，此外，橡皮擦、圆规、小剪刀、曲别针、卡　片等，都是有助于工作的文具。建筑师等专业人员，就必须使用平行尺、丁字尺、三角板等制图文具。摇笔杆的人，大概只要一支万能笔就走天下了。

　　总之，文具用品完全因人而异，各取所需，但卡文先生之所以使用铅笔，　就不是单纯的喜欢因素，而是以“整理术”的观点所作的选择。不同于一般人所使用的圆珠笔，由于铅笔更正容易，不因涂擦重写而显得脏乱不整齐。

　　家里、公司都各准备一套文具。也多准备一套随身携带。　当然，有人会认为，只准备一套文具随身携带的话，不是很方便吗？在家里、公司也可使用。但是，使用后若没归回原处，象有时放在家里的书桌　上或公司的抽屉里，出门在外，临时要用，只能干着急的情形很多。有时灵感一来，脑中闪现十分有趣的构思，但在当时无纸笔可供记录，事后也无法　完整回忆起来，不是十分遗憾吗？

　　如你因工作需要，要常去法院办事，花在等开庭的时间很多，也很难确　知何时办完事，因此要常利用等的时间看看书刊，或想想稿子的大纲结构，所以偶尔需要作个记号，或写点东西，这时身上半只笔都没有的话，是件很　麻烦的事。因此，你必定随身携带一支铅笔，走到哪里都方便无比。

　　在电车中阅读时，碰到某个重要的地方，也必定用派克笔划，简单却很　重要。

　　总之，文具用品准备三套的主要目的，是充分利用空间时间。有一点也　十分重要，就是这些文具必须固定放在家里的书桌上、公文包内和公司的抽屉里，无论如何绝不替代使用，如此，才能发挥效用，哪个地方有欠缺时，　也必定立刻补齐，坚持绝不暂借或替代使用的原则。

　　2。四色圆珠笔是区分资料颜色的利器　前面已提过，卡文先生喜欢用的三种宝器是圆珠笔、铅笔、派克笔（彩色笔）。圆珠笔预备四种颜色是最理想的，无论是书籍、出版刊物、　　　　原　稿，以四色笔就可发挥区分资料的重要度。例如：最重要的信息以红色划线作记号，其次用蓝色、黑色、绿色，校对、复习时都能立即辨知，所以四色圆珠笔是十分重要的法宝。

　　曾有一位棒球评论家　K　先生（也是四色圆珠笔的爱用者），他在比赛时　作笔记或记录时，红色表示打者击一中安打，黑色表示投手应使用三振对方之法，蓝色和绿色是表示有关比赛的感想。所以只要一看这些代表颜色，就　能立刻知道比赛过程及内容。

　　在四色笔中，一般人最常用的是红色和黑色，所以墨水总是很快就用完，　常常留下其他两种墨水。想必很多人认为实在很不经济。碰到这种情况，就会把它丢掉，再买一支新的。站在实用及提高效率的立场而言，再买一支的　好处比较多，并不只是文具用品，节约不一定是美德。

　　平时，人们常使用的圆珠笔、签字笔、钢笔，而很少有人使用铅笔。非　正式文章或演讲草稿，也大多使用圆珠笔或钢笔。从方便书写及可任意修改的观点来看，铅笔应是比较理想的工具，既可快速地书写，又可立刻涂改而　不留痕迹，文章看起来仍是整整齐齐的，不是很理想吗！

　　在书上作记号划线所用的“派克笔”，虽是一件小用品，却也是整理术　中方便又重要的文具之一。

　　3。钢笔类的贵重品在工作上不适用　钢笔是一般生意人最常携带的物品，难免带着显示自己身份的意味，有些人甚至喜爱外国进口的高级钢笔。其实，钢笔缺乏实用性，一点也不值得　用。

　　对高级钢笔敬而远之的最大理由，是因为它太名贵了，舍不得随意使用。　文具用品是消耗品，用完就丢，钢笔也是一样，这种高“贵”的钢笔若是用坏了就丢，普通人没那么大的资本。

　　由于钢笔使用的是墨水，某些纸质不适合使用；更糟糕的是，多余的墨　水在书写时渗出的话，污损纸张的机率相当高；若一段时间没盖上笔套，也　常有断水现象。

　　基于这些理由，一般不愿使用钢笔，也没有购买的欲望。既是无多大用　途的文具，实在无需再将它当作礼品，以免老被放入抽屉里，徒占空间。

　　4。可利用装名片的盒子装些小东西　对商业人士而言，桌子是主要的战场。懂得如何使用、如何整理桌面，可提高工作效率。　桌子可分为做事、批文件的桌面，和放置各种文具用品的空间两部分。

　　不需多言，放置文具用品必定是抽屉。但是，抽屉常要开开关关，里面的东　西也因而晃动，如何使文具用品位置固定，而不会凌乱呢？

　　对于桌子的选择也是很重要的。卡文先生通常是挑两边都有抽屉的桌　子。为了整理用品或资料，桌子的抽屉多一点，使用起来会更方便。但是，如果对于哪一个抽屉放什么东西都不清楚的话，再多的抽屉也毫无意义。

　　卡文先生的桌子，左边抽屉是摆最常用的文具用品，或常用的书刊等；　右边就放些比较不重要的书刊。这是为配合左手打开抽屉、右手拿文具的身体自然动作的原因。还有写字一般用右手，在边书写时，也可边用左手拿东　西。

　　市面上常出现仅有右边抽屉的桌子，对习惯右手工作的人，事实上是一　点也不方便。

　　有一项原则：抽屉必须常常整理。有些桌子常附有塑胶制的浅盒子，将　抽屉分为两格，后面一格常因不易使用而