卡耐基成功全集之二经营管理方略-第124部分

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　　（8）制作草稿设计图　准备一张大纸，按前述排定的顺序，一一贴上卡片，为了便于改换次序，卡片浮贴即可。同时要决定每一部分大约写多少字数，并且注明在上头，这　样就完成设计图。

　　（9）执笔　根据一般经验，完成上面八个步骤大概会占写报告总时间的一半，按次序做到这里，几乎肯定你不会频受煎熬而又写不出稿了。在桌上摆好用纸，　上一排是资料，左手边是划稿设计图，按设计图上第一张卡片的记载开始执笔写作；卡片上资料出处的号码可以协助你快速找到引用资料，不必从头翻　到底，既浪费时间又增加写作过程的不安和烦躁。

　　2。选用文字处理机“推敲”文字　易懂和高说服性，是我们一再强调的报告书原则，实际应用时可以这样表现：（1）易于阅读的形式以一页　400　字的文章长度来说，每一段文章大约可以占到　3　行左右，而　且能用　2　行讲完的叙述就不要拖长到　3　行；最好用“因此、所以、然后”等连接词，免得影响文字的紧密度和速度感。

　　（2）平易的形式　尽量避开难懂或古意盎然的字句，也不要使用非日常用语，造成理解的障碍。

　　（3）多用比喻、尺寸说明等技巧　碰到很难理解的事物时，宁可稍微拉长文章长度，也要具体比喻说明清楚。现在来看看下面的例子。

　　“细胞核中容纳的遗传因子本体是　DNA”，目前的确有不少人已经知道　什么是　DNA，但这样的叙述还是很难叫人接近了解的，不妨改成下面这种方　式：“在直径只有　0。01mm　的细胞中心，有一个很象话梅种子、被称为细胞核　的部分；在这个核的中央有一幅生命设计图，存放了生命因子，它决定遗传的结果，而这种因子的本质是一种叫做　DNA　的化学物质。”

　　文章虽然长了点，却比原先的说法易懂得多，可见许多文章之所以难读，　都是因为文中所附的辅助资料不足。

　　象这样一面写文章，一面推敲文字组合时，常会写出许多和主线不符或　自己不满意的文字出来。许多人在写报告书时，常浪费很多时间在抄稿和誊写上，这是写文章的人最厌恶的工作。

　　至目前为止，唯一能解救这种困境的工具是文字处理机。　在文字处理机上，可以一遍遍地修正文字、段落，下一个指令，瞬间就能改变报告书的形式；写完报告书存进机器里，过一段时间再调阅，又有不　同的体验来增减报告内容。对不善用文字或手写字体不佳的人来说，学会使用文字处理机实在受用无穷。

　　前述用纸张、浆糊完成的草稿设计图，也可以利用这个机器处理，会提　高工作效率。

　　3。活用桌上排版术　桌上排版系统又称为桌上编辑系统，是高速度的文字处理机，不但能处理文字，还能编辑文字版面。目前桌上排版系统的推广速度比文字处理机还　要惊人，它入侵日本企业的状态使得日本人称　1989　年为“桌上印刷元年”。

　　桌上排版系统有下列若干特点：（1）WYSWYG　在电脑荧幕上可模拟文件印刷后的形式，文字、图表、插画都能借机器加工，实现“你看到的就是你要的”（What　You　See　Is　What　YouGet）的理　想。

　　（2）自动调节字间　桌上排版软件可以自动调整文字之间的行距，呈现最合需要的形式。

　　（3）自由自在画版型　一旦把文章输入后，横排、直排任君选择。

　　（4）具有高度编辑功能　可以随时将图表、照片加入文字中，弹性调整版面。不但能处理文章，还可加上视觉效果。

　　（5）接用镭射印表机可做高速度印刷并附多样字型　目前镭射印表机的速度几乎能与复印机媲美，文字针数的密度也和活字相差无几，文字大小、字型又多样，等于实现了文字工作者的梦想。　桌上排版有许多功能，只要学会适于工作需要的部分就足够应用了。对于常需要多样、少量印刷报告书、企划书的商业社会来说，桌上排版实在是　了不起的发明。

　　4。为报告书穿上美丽外衣　自己制作的文字报告书，绝对不能忽略面子问题：不管文字多优美、内容多扎实，如果外观不佳，很容易被读者忽略。这个道理在书籍销售上几乎　如圣旨般被奉行。

　　经过精心设计的封面，不但能一目了然传达内容形象，更表现了制作者　花费的心思和热诚。以下就是处理企划报告书的道具、作法和说明。

　　做文字报告书包装时，首先会碰到的就是装订的问题。自从复印机普及　后，个人收到的文件数量急速增加，但真正装订处理的却少之又少，顶多是一枚曲别针或几根钉书钉就打发了事，也就相对地缺乏可读兴趣。

　　过去不断有人主张，复印机上应附有简易制书机，但以目前的情况来看，　制造商显然没有采纳消费者的意见。

　　为了将报告或文件书类装订成册，可以利用简易制书机；另外在制作封　面底时，最好选用稍有硬度的纸张。另外也可利用一环夹制本，这种装订方式很适合把平面摊开、需较长时间阅读的资料。

　　提案说明和演讲技巧从目前商业社会的工作要领来看，先做文字报告书，后举行提案说明会　或办一场演讲，似乎是一种一贯性的要求。

　　不管是发表会或演讲，都赋予文字企划更深的商业化色彩，冲击力也更　强，当然也强烈考验着制作者的创意和能力。以下就发表会和演讲两部分的执行原则详细说明。

　　1。提案说明发表会其实　PRESENTATION　这个英文字应用在不同场合，会有不同意义。比如广　告公司向客户提报行销广告企划的会议就叫“提案会”；厂商向消费者介绍新产品可能利用“发表会”；企业向新闻界宣布新动向就会召开“说明会”、“记者会”等。　不论哪一种目的的集会，都要注意下列事项：（1）尽量使用浅显语言传达信息　在讲述任何意见时，要和文字报告书一样，遵守起承转合的次序。事先用白纸做一张进度表，列好预定的流程和时间，口述时就可以此为准参考进　行。

　　（2）叙述时要简洁有力　任何说明会都要在极短的时间中结束，千万不要说太多客套的废话，甚至一开始就跳到结论也无妨。如果遵循起承转合的程序，那么每个段落要限　制在　3～5　分钟内，整个说明不能超过　20　分钟。如果花了　30　分钟还说不完要点，表示这个企划中还有未完整构思的部分。

　　在提案会中的听众，大概在五六分钟内就会对提案内容下判断，冗长的　叙述只是增加痛苦而已。回答听众的疑问一定要具体，并且视对方立场和反　应来回答。

　　（3）以热烈表情转达思绪　做提案说明时，最忌讳提报告人摆出一副“尽义务”的表情，丝毫引不起对方兴趣，从而造成双方的误解。报告人一定要是参与企划的人，只有如　此才能表现想积极实现企划的热情，也才能确实感染对方。

　　（4）尽量发挥演出效果　报告其实就像戏剧，在某种程度上可说是“制作性演出”，才能操纵对方感情，不烦不厌地听完。这里有几个基本手法：　A　做报告的人一定要站着说话。

　　B　可能的话，多利用白黑板图解说明。

　　C　事先做好若干道具，如纸张、样品、插图等。

　　D　准备大提包装资料，象变魔术一样一件件拿出来展示；象要提示新的　书写工具时，不妨把旧的毛笔拿出来做对照。

　　（5）事先不要出示所有文件　最糟的提案手法，就是一开始就送上全本企划书，这种错误连大广告公司都会犯。给对方文件就像叫别人埋头念下去不管台下的人一样。正确作法　是在口头报告后，再一次把文件分配出去。

　　（6）运用活泼简洁的动态资料　许多人常误解运用影像资料的目的，总是长时间地放映录像带、幻灯片，涣散了听众的注意力。运用任何影像资料都要简洁有力，录像带不要超过一　分钟，幻灯片每　4～5　秒就要换一格。

　　2。演讲的技巧　在众人面前发表演说是一般人视为畏途的表达方式，每个演讲者都会紧张，甚至忘了演讲内容。因此，与其被无数期待的面孔压得透不过气，倒不　如一上台就挑一二张特别专注的脸孔，对着他们侃侃而谈即可，很快就能祛　除紧张。

　　演讲者在开始破题时，通常全场都会鸦雀无声，这时候最好谈些和主题　无关的杂事，愈接近日常生活愈好；很多人都爱用“早上出门和太太吵架，忘了要讲什么”来破除会场的紧张关系，虽然不高尚，但起码能化解压力。　演讲进行的次序和发表会一样，也要遵循起承转合，利用事先预备的提纲，一面说话一面控制说话速度和时间。　一场成功的演讲多半要避开太抽象的议题，要以和朋友在茶馆聊天的心情侃侃而谈。演讲时不妨保持站立姿势，不时转动身体以手势或道具辅助演　讲进行。

　　3。“文字报告书和口头报告技巧”摘要（1）烦恼写不出文章、理不出头绪时，可利用简单的资料整理法解决。

　　（2）收集来的资料，已做成册状的资料书等，都可利用小卡片记下其中重　点，加以排序整理并编码，依此可找出文章结构，做成草稿设计图。

　　（3）人脑最能接受的文章构造是“起承转合”或“序破急”。

　　（4）好的报告书应该简洁易懂、比喻繁多，并且要有个人的见解。

　　（5）文字处理机和桌上排版系统将逐渐取代手写文书。

　　（6）提案和演讲时，为了吸引听众的注意力和兴趣，须像演戏一样，表现　有相当气势。

　　信息设备的使用技巧80　年代以来，因为微电子的发展，各式各样信息设备陆续登场，而且汰　换的速度异常惊人。科技愈进步，机器的“市场寿命”就愈短，买一支好钢笔可以用好几年，而一种电脑机型能存活在市场两年以上，已经是一大奇迹　了。

　　许多信息机器制造商都嘲笑自己做的是“生鲜食品业”，不管他们投下　多少资本生产　PC、文字处理机，只要隔几个月有新产品上市，消费者就会弃他们而去，把原先的设备丢进垃圾场。

　　就这种无次序的状况看来，以后后代子孙写历史时，一定会把　80　年代写　成“无谓浪费金钱与资源的时代”；记取教训后，相信下个时代的人一定会朝“如何长期使用信息机器”的方向努力的。

　　当然，我们不能否认信息机器带来的工作意识革命。虽然在　70　年代末期　堂堂登场，引起世界震惊的八位元个人电脑已经沦为电动玩具机的主力，但接连而来的新机器都为个人或办公室开启新的视野。人们一方面不断浪费资　源努力追赶新颖机器，一方面却也改变了工作的形态。

　　但是，信息机器会挑起人类的好奇心，结果视操作机器为目的而非过程，　这种本末倒置现象几乎成了　20　世纪特征，我们应将使用信息机器的目标调至“做更好的工作”才对。　只有在心中时刻保持“做更好的工作”的目的意识，人们才能对信息机器有正确的批判态度，不会沉迷于新机器的诱惑中；也唯有如此，制造厂商　才会修正生产形式，为工作人员寻找最基本、长久的工作机器。

　　以下就几个方向对各种信息机器下判断，分辨何者有用、何者无