卡耐基成功全集之二经营管理方略-第132部分

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　　使用频率高的书，即使多买数本也不算浪费；而不必要的书就需毫不犹　豫地丢弃。对商人而言，活用信息的目标，最重要的是节省时间。总之，无论多少金钱负担，都可从有效的使用方法中有所收获。

　　缩短查阅时间的信息整理术1。缩短查阅时间是活用信息的基础　查阅时间，原本是电脑用语，是指达到所找的记忆体中的时段。故查阅时间，也就是好不容易才达到其目的地所需的时间。　因此，并不限于电脑上的使用。一般而言，只要获得必要信息所需的时间，也称为查阅时间。这类时间虽然是必须花费的，但收集信息最重要的并　不是信息本身，而是能使所得的信息，成为对商务有实际效用的信息。

　　查阅时间是指单纯的作业时间，而信息活用则可算是脑力运动。单纯的　作业，几乎是没有附加值可言，但脑力运动需使用脑力，所以其附加价值就相对地增大。缩短单纯作业的时间，减少对脑力开发所花费的时间和精力，　即可提高工作本身的价值。

　　某人工作是律师及会计师，这是一种劳心的职业。但是，实际上，此行　业以手来作业的单纯工作也很多。

　　故若能缩短查阅时间，对工作效率而言，当然是提高许多，这也就是活用信息的意思。

　　2。整理信息尽量单纯化　信息整理的基本要素，就是确定自己的目的。例如，图书馆中书的分类，是以各种不同的人都能使用为前提。但是，自己的书架，因为是自己所要使　用的，所以即使不美观，但以自己使用方便为第一优先考虑条件。

　　因此，最好将百科辞典，放在后下方。百科辞典的截口处，则以绿色圆　珠笔划上对角线，再以蓝色圆珠笔分配刻度，这是为了能立刻找到所需页数，　而自制的索引。

　　因此，配合目的，并方便使用的来收集、整理信息才是最重要的。　基本方针，应着重在信息的收集、整理并使其单纯化。虽说是收集，但只是撕下报纸而非剪下报纸。当收集信息时，无须考虑如何整理等等的细节，而应考虑必要信息如何立刻到手，这是首要目的，因此必须有目的地整理。　所以，耗费太多时间来做整理，是本末倒置的作法。

　　因为须先做好信息整理工作，因此，必须花费某种程度的时间来整理，但这并非表明从一开始，就想取得完美无缺的信息，而是为了配合自己的需　求，尽可能地在短时间内进行有效率的收集。根据人们多年经验的证明，目前所采用的方法是绝对可行的。且目前的方法，也不是可能取得完整无缺的　信息。

　　3。以手册化来提高整理效率　如果有必要，请聘请秘书。

　　不只是信息整理，秘书要做的工作有很多，从电话的应酬、访问的应酬，　及运用文书处理机来记录等。若从接听电话到文具购买、复印方式、文件夹的装订，地址、目录和名片等的处理，每项工作都必须由你亲自动手，光是　这些工作，就可能耗费相当多的精力及时间。

　　因此，为了避免这种无谓的浪费，请制定一本“秘书手册”。其中归纳　出秘书的各类工作，以及应如何做。制定好此手册，对你来说，可省去教授上的麻烦和时间，此外对秘书而言，也能缩短向你询问工作方法的时间。

　　手册并非一开始就记载得非常完整，开始只须记载大致的工作和目前的　工作，而且每逢手册中未记载的失误时，再予以补充、附加应如何处理的内　容。

　　此“秘书手册”还包含了信息整理的内容。　例如，“报纸的复印法和装订法”以下则举出其程序及内容。

　　（1）新闻的选择　特定的新闻，若只看其复印本就能了解的话，则只需要填写其日期；若无法从复印本上来了解，就将其分为会计师、律师、翻译及其他等四大项目，　然后再加以细分。

　　（2）填写日期（3）剪报　秘书的工作就是用剪刀剪下所需的部分。

　　（4）复印的大小　大小以　B5　的纸为基准。

　　（5）复印的浓度　复印报纸时，浓度一大，就变得太黑，因此稍淡就可以了。

　　（6）穿孔（7）核对　有关复印穿孔后的资料，是否清楚，以及复印的状况是否得当，都交由秘书确认。

　　（8）放进办公桌内的文件盒　核对后，若判断资料处理得当，就以别针将副本和正本固定，放入　主管的文件盒中。副本经主管核对，若有不当的部分，则按主管指示修改，然后　按前述做同样的处理。

　　（9）装订入文件夹中　副本经过主管核对的部分，按照第一项“新闻的选择”所列的项目，装订到暂时分类用的文件夹中。无法判别该区分到哪一项，也就是区分不明确，　或不属任何一项时，则装订在“未分类”的文件夹中。

　　秘书所做的分类工作，应定期核对其分类是否适当，纠正其不适当的分　类，且使其归位于适当的文件夹中，并将暂时分类用的文件资料，归入正规　的文件夹中。

　　（10）处理剪剩下来的部分　剪下认为必要的新闻后，所残留的碎纸屑，应放入纸袋中，然后交给主管核对，核对是否有需要的新闻被剪掉。　以上是信息整理的一本手册。通常当秘书资料处理完后，重点部分，应再核对一次。

　　4。文件夹的规格要统一管理者办公室内，所用的文件夹一般都统一用　B5　的规格。统一用　B5　的最　大理由，是因为工作上的文件规格，与官方或其他行政单位，都是以法院地规格为主，所做的文件和提出的文件，也大都是　B5　的规格。

　　另还有一个理由是，从复印机的功能来看，使用　B5　开数的纸，较为方便。　若是　B5　尚有加倍开数的　B4，这开数大部分的复印机都能复印，但　A4开的倍　数是　A3，除非是大型的复印机，不然无法复印。并且，最近传真机愈来愈普　及，而其大部分的规格都是　B4　的，下一位机种才是A4。一般事务所备的都是　B4　的机种，所以，无论　B4　或　B5　在收发信上都比较方便。

　　在统一　B5　的规格后，若想将数十张的资料，改为　A4　的规格时，只需利用　复印机　ADF（自动送回原稿）中的定型放大功能，在一分钟内就可完成。复印机的缩小放大功能，因有　1％的弹性伸缩，所以不但可转变成　A4　规格，也可　转变成其他的规格。

　　而且，一般的周刊杂志也大多使用　B5　开数的纸，所以无须特别去复印，　只须抽下必要的页数，就可直接装订到文件夹上。

　　但必须注意的是，不能胡乱抽下来，这与报纸的作法不同。为什么要小　心“抽出”，那是因为若是撕得不好，就会缺漏周刊杂志的一部分报导且没有空白处来穿孔。周刊杂志由于都是中间缝合的，所以中央是钉书针（骑马　针）来加以固定的。抽下钉书针，周刊杂志就会散落，故应小心抽出所需报导再穿孔，而后装订到文件夹上。现在的周刊杂志，对商人而言，是信息的　重要来源。当然，也可以在复印后再装订，但即使不复印。规格若能统一，就比较不花时间。此点也是　B5　规格便利之处。

　　基于以上种种理由，所以办公室内大部分的文件，一般都统一用　B5　的规格。　但是，唯一不符合此规定的是“人事资料”，只有“人事资料”是使用B5　一半大的　B6　规格。

　　5。　资料应装订成一定规格的复印本　报纸的纸质不佳，剪报后更是难看。带黄的铅字，不但不适合阅读，也容易变质，且在经过一段时间后就更惨；但若将其复印，再当做资料来运用，　可就方便多了。

　　复印的规格，统一使用　B5　规格，无论一份多小的报导，也可使用　B5　的纸　复印。或许有人会觉得浪费，但要知道，即使是一份小小的报导，也是一份　信息。

　　若是将好几个小报导，全印在一起，那在取出时就很不方便了。因此规　定一张纸只能印一份信息，空白处则用来记录或写标题都很方便。

　　再者，按信息的不同，其长度也不同，故报导的形状也呈现不规则，所　以可将长度较长的报导，直接剪下来。另外，有时　B5　的规格无法容纳全文时，则可省略照片，或稍做修剪后再复印。

　　即使如此，如果还是无法容纳得下时，就要分成若干张来复印。例如，　将新闻分为两张来复印时，则在第一张标　1/2，第二张标　1/2。同样地，若是分为三张的话，在第一张标　1/3，第二张标　2/3，第三张标　2/3。如此一　来，只看到第一张，就立刻能知道此份报导共有几张。

　　对报纸一般不必缩小复印的，那是因为一旦缩小后，原本就很小的铅字，　就更不容易辨认了。所以，仅有比报纸的字大，缩小后仍可阅读的，才能按其需要活用缩小复印。

　　缩小和放大，是在活用复印时，最常使用的两个重要功能。　最好是还备有　ADF（自动送回原搞）的功能。所谓　ADF　的功能，就是即使有数十张的资料正本（原稿），只要调整开数的大小，一按开关，就会自　动送出所需开数的复印本。

　　此种功能是不可缺少的。原因是每复印一张，就打开一次盖子，改换另　一张正本，再按开关，此一手续相当麻烦。而且，必须要有一个人来操作。

　　因此，复印数十张，数百张时，就需要相当长的时间。

　　备有此项功能的复印机，虽比仅有缩小、放大功能的复印机价格较高些。　但是，从须花费数十分钟或更多的时间在复印工作上，这点来看，就会觉得虽然是贵了一点还是值是的。

　　为了缩短无谓时间的浪费，花多少钱都不算贵。因为缩短的时间，可挪　用夹做附加值更高的工作。

　　6。档案夹及标题要以颜色来区分　曾经去过某大报社的资料室。由于相关资料的整理只有专门的报社才有，所以对他们要如何去做资料整理，是非常重要的。　但是，他们将剪报贴在　B6　开数硬纸板上的这种作法并不精细。B6　和一般单行本的规格相同，是常用的资料规格　B5　的一半，这规格的确是很小。　但一般报社所收集的报导，大部分的　B6　硬纸板都容纳不下，多出来的部分，就将其折叠。也就是说将报导的一部分贴在硬纸板上，剩下来的部分就　折起来。所以，为看某项新闻报导，就必须一一地将它们打开才能看到。而且，如此开开折折几次后，没有贴在硬纸板的部分，就容易破损。并且，这些硬纸板并未归档，而是整理在橱柜中，使用时就须将必要项目的硬纸板一　一挑出，如此很可能会有资料遗失或顺序纷乱的现象出现。

　　当然，一般报社的资料量都很多。在专门资料室工作的员工，都将资料　的收集和管理视为其主要的工作。但活用资料信息却很不方便，所以，对于这些资料是否有被实际活用是个疑问，于是便将此疑问请教熟识的记者们，　才知道报社内的资料使用率并不高，这点实在很可惜。

　　不过最近，各报社都想有效地使用自己报社所收集的信息。　使用电脑收集信息及整理是一种方法，但是，个人最好也有一套自己的资料整理方法。只要是参观过报社的资料整理方法，就会觉得这种方式较为　实用。

　　方法是统一采用　B5　的规格，并且归入二十六孔的档案夹。　归档的优点是：资料的抽出、夹入很方便。即使