卡耐基成功全集之二经营管理方略-第35部分

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　　预算统制，是指找出可将其成果与预算资料做比较的过程而言。其意义　是：预算具有控制系统中“基准”的作用。

　　实际的业绩定期作为基准的预算而审查之，就与预算脱节的事项加以分　析。将结果与各部门主管共同审查，运用各情报找出问题症结，是担当预算重任，合力编列预算的主管之责任。

　　这与前面之叙述中所使用的报告书一样，但不以各种形式来表示目标，　只用预算的方式来表示。

　　要顺利进行预算统制，负责的主管应利用易于获得平时情报的组织性报　告体系。报告定期进行，在许可的范围内经常提出。若能在报告中列入前期目标与现今特定目标的比较，则会非常有效果。　预算可以由各部门个别编订，也可以整体组织性地编订。另外，可以补足如贩卖部或制造部等单一部门之不足，也可补足公司全体收支的不足。　主管依据预算统制可以俯视全体，并对组织有概括性的认识。由于具有可以对整个工作加以正确体认的效果，主管可以由经管的一角延伸到其他各　角，并晓得如何与各角取得联系。

　　统制上运用预算的好处，在于可根据特别的支出，集中焦点，以了解金　钱使用的途径。亦即何种支出额过高，又何种支出额过低。预算因目标量化而成立，使主管更易于了解预期的成果。此好更可因预算而使结构上的缺陷、　管理者之无效率、计划上之失败等组织上的弱点，一一显现。

　　但反过来说，预算也有强调简单的因素——确定因素——而未顾及不确　定问题的倾向，此点就统制手段而言，有其危机。例如，顾客服务的费用可以在预算中显现出来，却无法将服务的品质列入预算。

　　还有一项危机，就是把预算的焦点放在错误的基本问题症候上，一味跟　着数字走，结果却忽视了数字背后的东西。广告费与销售量的比率一旦超过预算，往往在调查广告实际状况时，就确认问题出自费用超出，而在广告的　内容或设计决定之前，就一味削减了广告费用。

　　公司施行没有意义、徒具形式的预算统制，也是一种危机。根据形式，　预算编列机械化地进行，就经营改善而言，绝非认真的考量。如前所述，预算若只是形同废纸，不但不能收到统制效应，反而阻碍了统制，变得毫无价　值。

　　无论多小的公司，就统制手段之计划性而言，运用预算是有益的。站在　某一定点上审查预定的事务，并比较预定与实际所发生的情形，是所有阶层的主管之责任。预算并不是图表上一些没有意义的数字，它是有生命、有活　力的工具，也是经营上求取平衡，提高收益不可或缺的一种手段。

　　统制系统是机械怪物吗？　经营者不得不经常留意部下对于管理者行动之反应，因为对统制非常敏感，接受统制的部下，往往会产生过于强烈的反应。　统制如欲达到效果，则关系者的态度非改变不可。统制之唯一目的，是使“不可能”达到的目标，成为“可能”。总之，使不热衷于达到目标的从　业人员（不是管理者的一般从业人员）之态度改善，并使他完成任务。

　　从业员之反应为影响统制的主要因素。譬如，在公司里表现出自己对工　作的喜恶感受，特别是对直属上司的“感觉”，参加经营的程度等等。

　　对人类而言，统制是不很令人喜欢的。听到限制自己行动的措施，任谁　都觉得讨厌。这样的措施会产生规律化，在组织中左右自己的将来，更恐怖的是改变自己前进的方向。

　　大多数的人对“统制”含有否定的意味。受统制的部下觉得，与其说是　管理者对部下的帮助，不如说是管理者的高压专制行动。而为统制所使用的记录，与其说是激发动力的手段，不如说是斥责不履行职务的方式。

　　关于统制系统，常被抱怨为机械化的统制。他们觉得统制系统像是监视　工作的机械怪物。无论什么过失都被报告，而这报告书是负面的证据，从限定的规范中脱离，被送到双眼布满血丝之上司处。

　　业绩的基准，若以一个不了解部下直接问题的管理者来设定，必定不明　确及不公正。部下不懂此统制系统，且不认为这种手段对成功会有什么帮助。

　　部下为什么会反抗统制呢？且让我们来探讨各种理由。

　　不能认同目标管理者共同的任务，是找出任职的部下们为什么对达到他们的目标不感　兴趣。他们或许不认同目标的真正价值，或者不认为非尽力不可。

　　芭芭拉。格林丝是“甜蜜十六”化妆品公司亚特兰大的营业所长。她接　获来自纽约上司的备忘录，将销售目标从百货公司改为以杂货店为中心。她花费一番心血和百货公司建立关系，而且是从头开始。现在以她经手的一贯　商品之贩卖路线而言，她不能同意经营杂货店商品会较畅销的判断。公司的这个决定对她而言是反复无常、不合理、且本质上是不公平的。

　　公司期待她的协助，她因不能接受目标而导致成果低落。业绩远低于预　期目标之下，格林丝的上司对她表示不满。如果格林丝要求参与变更目标计划，而且公司对其说明变更目标的理由，则格林丝基于可能性的提案，应该　可以避免这样的事情。

　　在这事件中，上级管理人员对营业负责人的想法、情绪、要求更敏感些，　或许能有进一步的沟通。格林丝深信自己受到不公平的待遇，公司不仅没和她商量过，也无视于她和百货店公司采购课所建立的关系。她花费的时间和　精力全白费了。她将全部的心力投入此计划。在百货公司贩卖名品，能满足她的自尊心，而今却眼看着要降低格调。管理者应考虑她的情绪，告诉她“我　们所卖的商品，与其当百货的廉价商品，不如成为杂货店的高级品”的观念，以协助她从消极中解脱出来。

　　担任设定目标及统制的管理者，不能无视干部下的个人要求及社会的压　力。有关部下的问题，必须将部下的感情及想法列入考虑。至此再三地反复叙述，由部下参与设定，理解并接受目标，才能增加达到的可能性。

　　对业绩基准不满有很多人认为业绩基准过高，即使同意了，也会有所不满。这是频频更　改基准最常见的例子。约翰。彼德去年一整年遭到三次职务上的再评估。每次管理者都增加他的工作量。最初，增加的程度尚能勉强接受，到了第二三　次就不能理解了。彼德因此对于“提高效率”感到不满。

　　从业人员总是舍弃他认为是强迫性的工作目标，或他觉得尽力也达不到　的工作目标。这是否为事实另当别论，但工作不合理的增加，将使从业人员感到不受尊重。有工厂水准，有贩卖领域，有组织单位的管理者之利益目标。　不合理基准的设定，不仅会产生不满，且会使达到目标的意欲丧失，结果使得生产力降低，这是不值得的。设定业绩基准之时，管理者应和部下密切合　作。在设定上利用目标基准设定业绩基准的情况下，明确地决定关系者全部人员的目标基础时，必须给予他们叙述想法或印象的机会。

　　社会压力集团压力对管理者有正面和负面的作用。集团成员之归属于集团，经常　比管理者更费神去让人接受及认同。有能力的管理者借由管理上的目标，能够完成意欲集团上被认同的这种要求。在这里，优秀的手腕和理解是必要的，　但这也应该是成功的关键。

　　集团压力和管理者之间的争论，在下级阶层中完全被表现出来。工厂的劳工对领班较倾向于不拘小节者，事务员在集团中与办公室的经理对立。但　是，专家及管理者的集团压力，成为经营者的支柱之可能性是很大的。如果相信他们的统制系统是公正的话，则欲达到目标的部门管理者将会受到集团　的压力。

　　组织之外的集团，对统制系统采取中立或不确切的态度。管理者得到集　团的支持时会采取必要的措施。为了集团的想法、态度等，必须不断地加以　注意。

　　接纳统制统制之真正目的是达到业务的目标，因为密不可分的从业员的援助也被　包含在内，所以关系者数不完。始终守着经营目标，若不知利益有多少是不行的，管理者不考虑这个问题是不行的，我们再谈谈其中的一部分。

　　（1）了解社员的要求和集团的压力相当优秀的统制会防加动机之力量。　为了达到社员的业绩基准，必须刺激欲望。管理者认识这些，和部下同心协助于预订的目标，以满足他们自身的要求，是有帮助的。关系从业人员若相　信统制基准是公正的，则为了满足这个基准的援助是必要的。

　　（2）目标达到的共同利益实施统制时，须知组织的各成员的主要目标，　若能理解自己在部、课之间的目标，共同目标就能被促进。无论哪个从业人员都能知道被期待些什么，若能知道理由并达到目标，就全面地支持目标，　而管理者遵从统制的可能性将更为加强。

　　（3）用统制的尺度说明不仅一般从业人员，连管理者也被设定业绩基　准。决定如何达到、基准用何种尺度，不理解这些是不行的。基准若由两者协力设定则是最好的。若不将机会给予决意参加的关系者，则必须改变业绩　基准。

　　（4）考虑特别的重要因素结合地方的条件和特殊状况而产生特殊问题　时，统制多少要有些弹性。但是，必须把统制系统当成意义深远的事。基准容易变更而不能有效进行是不行的。完全、公平、优良的统制系统，因状况　而产生特定的变化时，基准也随之改变了。例如贩卖分配借由季节能自动地增减，生产基准、原料借由供给状况而改变。若是引起问题，一定要出来缓　和关系者的基准变更要求。因为在基准变更时，与其战斗，不如公正些比较好。更进一步而言，无论何种基准，从业人员或公司的利益——尽可能两者　的利益都有——为了决定基准变更，是否需要变更关系者，应该定期审查。

　　下列归纳事项，是为了完全活用统制系统的　11　个方法：（1）可能让受统制系统的人也参与统制的设计。

　　（2）让每个人都知道预订之目标的达到是可能的。欲提高受统制的从业　人员之预订成果，必须抱有这种想法。

　　（3）业绩基准乃是基于这些预计成果而设定的，因此受统制的从业人员　必须考虑这种基准的公正性。

　　（4）使用指标法传达最近的情报。

　　（5）受统制的从业员，在达到目标时，其成就感能使其从统制系统中得　到纾解感！

　　（6）受统制的从业员之自我界定，如意志决定、资金、大的过失、无数　的过失、业务时间等，必须明确。

　　（7）必须加入统治责任体制系统。

　　（8）借由统制系统赋予职务目的。

　　（9）原则之外有例外，此时要避免欲求过度。

　　（10）统制系统不只通过管理者的眼睛，更可通过受统制的从业人员之　眼睛。

　　（11）统制系统的终极目标并不是自我统制。

　　变革抵抗欲解决统制行为所引起的问题，业务技术方面的反常关系者之作业方法　不能不改变。机械的调整很简单，但结果大家都做特定的事。欲求想法完全改变，则管理者不