卡耐基成功全集之二经营管理方略-第51部分
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接的命令，反而令人没有应变的能力。因此，关于这个也是视状况而定，不能一概而论。
将部下的错误建立档案想要使部下的表现达到满意，必须先增强部下的能力。在上位的人与其 花时间责备部属，倒不如把时间拿来教导他，提高他的工作效率。人非圣贤，孰能无过？重要的不是无过，而是不二过。某一事务所里，建有许多资料档 案。这些资料档案都是以往工作经验累积下来的无价之宝。有了这些档案，就算是前来打工的短期工读生，也能立即进入状态，发挥所有能力，提高工 作效率。因此，在事务所里，新进人员的第一件差事就是阅读档案。
不过，如果以为这些档案完美无缺，就大错特错了。这些档案必须时时 更新，才能跟上潮流。在上位的人面对部下的错误，不应该生气，反而应该高兴发现档案的漏洞，经过增补之后，档案可以更完美。此外，工作经验如 果随着离职员工带离公司，对公司而言是一种损失。这些经验却是宝贵的财产，换句话说，记载这些经验的资料档案，就是公司的财产目录了。
缩短查询时间我们把诸如搜集、整理资料所花的时间，称为“准备动作时间”——access time。 access time原为电脑用语，指接近目标物所需时间。这种解释似乎 较为空洞，举个例子，譬如，听唱片的时候，从拿唱片、放唱片，到听到你想听的歌曲为止的这段时间，就称为“准备动作时间”。对于靠脑力吃饭的 人而言，缩短准备动作的时间是提高工作效率的关键。因为节省下来的时间越多，就越有时间思考更细密更正确的办法。
一般人认为，靠脑力的工作好像纯粹只是动动脑筋而已，不太需要动手。 然而仔细想想，从事脑力工作的人多少还是会被一些琐事占用时间的。譬如读英文的时候，翻字典查单字所用的时间，就是前述的准备动作时间。把时 间用来翻译、作文，当然比把时间用来查字典好。所以，把字典放在伸手可及的地方，或是用一本语汇丰富、查阅方便的字典，可以减少一些不必要的 时间浪费。
运用“颜色识别法” 活页式档案夹是一种非常方便的文具用品，而且加上一套“颜色识别法”，更加发挥其功效。一般的档案夹，都应依照颜色来分类。只要熟悉这 套方法，大老远地就能看到自己想要的资料，不必东找西找浪费时间。
这套方法可以运用在很多方面。磁碟片也可贴上各种不同颜色的标签， 加以区别。如此一来，虽有一百多张磁碟片，但每次找要用的磁碟片，不会花太多时间。此外，读书时所划的线，也可以用颜色来区分重要性。
在空白部分标上重要程度的记号没有一本书需要从头到尾精读。如果能够通盘了解书中的精华部分，剩 下的就算丢到垃圾桶也没关系。书最好以条列重点的方式写成，可以节省读 书的时间。
在收集资料的时候，如果是报刊杂志上的信息，可以直接剪下来存档。 但如果是一般的书籍，剪贴实在不太好。这时，不妨按照书本内容的重要程度，在该页空白的部分标上●、○、△、 之类的记号。下次阅读的时候， 就可以省下很多时间。记号最好标在左右两边的页端，即使快速翻阅也不会 遗漏。
同时阅读几本书时，用书签的颜色划分重点读书如果能够按照次序，读完一本才换另一本，当然是最好不过。然而， 在繁忙的现代社会中，能够有 5 分、10 分的零星时间，就算不错了。这时如果想要读书，因为时间不多，必须很快进入状态。如果还得花时间找书，那 么自己所有的一点时间，只能找书，不能读书了。为了活用这些零星的时间读更多的书，就要养成同时读好几本书的习惯。
因为经常同时阅读好几本书，书签便成为必要的文具用品。譬如使用的 书签有三种颜色，茶色表示需要经常参考的部分。黑色代表重要的部分，红色则代表读到一半。这方法在节省时间方面非常有效，而且，因为可以立刻 进入状态，所以，即使只有一分钟，也能有效运用。
此外，目录也是一本书的重点。很多人都忽略目录的重要性。其实，目 录正是书中内容的浓缩，有些书甚至只要看过目录就行了。所以，如果买回来一本书，最好先把目录的部分复印下来，贴在封面。如此一来，不用打开 书，就能知道内容。如果目录页数太多，可以把不必要的部分去掉，或是缩 小复印。
通过这些方法，把别人写的书化为自己的东西同时节省了许多时间。 如果把这些事情都列张表，等到哪一天出去散步的时候，就可以一次办定。
开会前的准备工作尽管大家都知道，会开得越多的公司越容易倒闭，但仍然有许多公司开 会时间冗长得令人受不了。这个不行，那个不行，甚至有些尽是与问题无关的废话，讨论了半天没有一点结果。由于与会人员在会议的那一段时间内， 不能做其他事情，所以如果衡量时间成本的话，开这种会实在很浪费。老是开这种无意义的会议，等于无止尽地浪费时间成本，最后必定会掏空公司的 金库。
通常这种没有效率的会议，多半是因为没有确定散会时间所致。同时， 没有例外的，一定会有人迟到，中途才进来开会。由于不确定什么时候结束，会议自然就拖拖拉拉地开下去。而且，会议就算有个题目，也没定出讨论方 案，以致重点不明确，抓不到问题核心，自然讨论不出有效的解决办法。
开会前的准备工作是十分重要的。譬如，开会前先列出问题及两三种解 决方案，作份简单的报告，分发给与会人员。如果所有的人在会议前都很快地看过报告，则会议必然能够很有效率地进行。 也就是说，提案者先列出问题所在，并针对问题拟定几项方案，然后征询众人的意见，以此为基础，进行会议讨论。 如果采用这个方法，会议大概只要 1 个小时就能结束。节省下来的两三个小时，还可以用来处理其它重要的事情。当然，会议的主角免不了要用两 三个小时作报告，但所耽误的，毕竟只是一个人的时间，不会影响其他人，就公司整体而言，时间成本可以大幅度地节约下来。这个方法用最简单的话 解释，就是会议一开始，所有的人对问题核心都有相当的了解。当然，要达到这种效果的前提是，提案者确实掌握住问题核心，并做出具体的方案才有 可能。
站着开会，节省时间如某项企划案经费不足，有必要增加预算。于是，负责的人把上司找来 走廊讨论：“由于某些因素，预算恐怕要再增加。”
上司也很明快地回答：“OK，就照你的意思。”或者“没办法增加啦！ 只能看看在当初预算范围内有没有什么方法啦！”是与不是，很快就有结论，处理事情干净利落，实在令人佩服。
其实，会议不见得一定要坐下来讨论。和上司在走廊三言两语就把问题 解决，不也是一种会议的方式吗？何不采用这种方式试试？更何况站着讨论，由于潜意识里想赶快把话说完，精神集中，自然可以很快得到结论。 这种方式在重视群体意见的企业界，可能不太容易被采用，近年来逐渐有被接受的趋势。站着开会能使头脑更灵活，在提高效率的前提下，是值得一试的。
电话应对的好方法每天电话相当多。往好处想，这代表生意兴隆，并不是件坏事。但相对 的，有很多人会因此没办法打进来，那就很麻烦了。虽然，只要秘书一句“对不起，老板正在讲电话”就可以打发了，但万一对方有急事，那就伤脑筋了。 而且，如果对方是重要客户，还得赶快挂掉手边电话，拨过去问个明白。如果对方是在公司打的，那倒还无所谓，拨过去就知道是怎么事。万一是在公 共电话亭打的，一错过就头大了。“究竟是什么回事呢？会不会是急事呢？”
整天为了一通电话搞得心神不宁，无法专心工作，有时甚至为了一通电话， 延误了一天的工作进度。如何处理这类事情呢？不妨先作一些暗号，并且交 代秘书。
譬如，如果在秘书传来的纸条上写“W”（Wait 的简写），表示“请他 等一下，我马上好”。如果是“T（Telephone 的简写）7”，表示 7分钟后 我回他电话“。至于”A（Again）五“，则表示”请他 5 分钟后再打来“。
此外，一些推销员打来的电话，直接由秘书处理掉即可，不必由自己接听。 有时候和比较健谈的客户通电话，在谈完正事之后往往还会聊些家常，如果采用这个方法，就不必担心电话讲太久，而错过其他电话了。也许有人 认为只要通话简短，没有特殊的方法也不会有困扰。但和客户聊聊家常是必须的，如果采用这种方法，不但可以和客户好好聊一聊，也不必担心耽误了其他的事情。
把对方来的电话说得详细一点人们最不喜欢打电话的时候，只听到对方一声“喂！”而不报上自己公 司的名称。照理说，接到电话应该说：“○○公司”，或是“○○公司业务部”，让对方确定没有打错电话，如果打错了可以趁早发现，避免浪费时间。 同样的道理，总机或是负责传达的人，如果只说“○○先生来电”，也是不对。应该说“○○公司的○○先生来电”。
像这些电话应对，应该在职员刚进公司时就要训练。譬如把各种现象电 话应对方法编印成册，让新进员工一开始就知道如何应付，等到出了问题才 教他就太晚了。
这本手册里面有各种电话应对的方法，以最令人头痛的推销员电话为 例。一般推销电话无端地占用别人的时间，就某些程度而言，可以算是一种犯罪。不过，一般推销员不会一开始就露出马脚，通常他会说“恭喜您从 10 万人中脱颖而出？？”然后渐渐扯到他所要推销的东西。这时你可以单刀直入地说：“总而言之，就是推销嘛！”不管多么厉害的推销员听到这句话， 也只能回答：“啊！是的。”然后你就赶快加上一句：“不用了，谢谢！”
马上挂断电话，不必为这个浪费时间。
此外，手册里面，对于对方打错电话时的处理，也有详细的说明。许多 人在知道对方打错电话之后，都会不高兴地说：“你打错了”，就挂断电话。
然而，这样应对的话，对方很有可能再打过来。所以，接到别人打错的电话， 一定要问清楚：“请问你打几号？”如果对方号码不对，应该告诉他：“我们这里是○号”，万一号码相同，就应该说：“您打的电话没错，不过，我 们这里是○○公司啊！”如此一来，就可以避免重蹈覆辙再打过来。其实这些都只是一些小技巧，然而稍微留心，就能减少时间的浪费。
做一份“行动记录表” 订定行动记录表比做预定表，更能妥善管理时间。 有很多人常说：“唉！自己想做的事情很多，却因为时间关系，没有办法实行！”然而，只要仔细分析一下他所谓的“时间关系”，就知道其实不 是真的没有时间，而是从一开始就认定没有时间，根本没有用心把握。所以，与其订定不知道能否实行的预定表，倒不如做一份行动记录表来得实际一 点。因为根据这份�
