给企业主管101条忠告-第31部分

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　　文字表达能力，就是将自己的实践经验和决策思想，运用文字表达方式，使其系统化、科学化、条理化的一种能力。文字表达能力是公司主管必须具备的一种能力素质，古今中外，杰出的领导者都具有优秀的文字表达能力。

　　现代公司主管更需要优秀的书面表达能力，现实生活中有一些公司主管缺乏书面表达能力，这样使自己的领导潜力得不到更进一步的发挥。而那些具有良好的书面表达能力，善于总结经验，使自己的决策思想条理化、系统化、规范化的脱颖而出。

　　2．宣传能力

　　宣传能力是公司主管组织指挥能力的又一个重要方面。公司主管具有较强的宣传鼓动能力，宣传员工、教育员工、发动员工，才能干好领导工作。就一般而言，越是接近基层的公司主管，宣传能力越显得重要。有些事情从全局和长远来看十分必要，但是，需要局部或暂时做些必要的“牺牲”。在这种情况下，统一大家的认识也很困难。如果不统一大家的认识，就无法激发大家的工作热情和干劲，甚至各行其是，我行我素。因此，公司主管的宣传能力是十分重要的。

　　3．说服能力

　　说服能力是指公司主管在日常的工作中劝说下属或别的部门主管按照既定的计划执行的能力。说服，是以求得对方的理解和行动为目的的谈话活动。因此，说服的最大特征，就在于引起对方的关注。如果将单方面的想法强加在他人的头上，说服就不可能获得成功。就是说，说服的关键在于帮助对方产生自发的意志。因此，说服，不是为了使对方在思想上获得理解而进行的解说，也不是迫使对方在无奈之下付诸行动。

　　人们常说：“人生，就是从不间断的说服。”尤其是在商务领域，那里汇集着各种性格的人，为了达到共同的目标，大家必须同心协力，因此说服的场面更是俯拾皆是。如果说，工作就是不间断的说服，也并不过分。

　　公司主管在工作中，如果不对上司或同事、下属进行劝导和说服，工作就会一事无成。在部门内部，与其他部门之间的协调，说服能力是不可缺少的能力之一。很多事情，无论你多么勤奋，如果仅靠一个人的力量，最终将会一事无成。

　　但是，如果不主动出击，不积极与人交往，不向对方进行诱导，你就不可能得到他人的协作。

　　说服的基本力量由说服者的人格即“说服者是什么人”、劝告内容蕴含着的力量即“说什么”以及说服者的应变能力即“怎么说”三要素组成。我们将这三种要素统称为“说服能力”。说服能力是从三种要素的综合效果中产生的，不可能被某种单一的技巧所替代。

　　4．幽默能力

　　幽默的语言，能使公司主管更好地团结下属，造成宽松、愉快的气氛，促进与大家的思想、感情的交流，使他们更容易接受你的观点、主张和思想意图。同时也有助于改善公司主管的形象。

　　在一些令人尴尬的场合，恰当的幽默可以使气氛顿时变得轻松起来。可以利用幽默批评下属，这样不会使下属感到难堪。当然，对于那些悟性较差或顽固不化的人，幽默往往起不了作用。

　　幽默不是天生的，幽默是可以培养的。再呆板的人，只要自己努力都可以逐渐变得幽默起来。美国前总统里根以前也不是幽默的人，在竞选总统时，别人给他提出了意见。于是他采用了最笨的办法使自己幽默起来：每天背一篇幽默故事。

　　幽默不是讽刺，讽刺别人会使人厌恶，甚至产生对抗。讽刺式的幽默会让别人感觉你在利用别人的弱点或短处，会产生很不好的影响。

　　5．演讲能力

　　优秀的公司主管都有很好的演讲能力，他们无一例外是演讲的高手。演讲的作用在于让他人明白自己的观点，并鼓动他人认同这些观点。从这点出发，任何一名公司主管都应该学会利用演讲表达自己。

　　主管演讲的对象不一定是很多人，可能仅仅是自己个别的下属，演讲的场所不一定是在会场上，很可能是在与下属沟通时。

　　演讲的意义并不局限于演讲本身，演讲可以改善口头表达能力、增强自信、提高反应能力。这些素质会使你在对外交往和管理下属时游刃有余。

　　人的演讲能力主要与他的演讲次数成正比。也就是说，即便一个口才很笨拙的人，只要不断地去演讲，也会成为演讲高手。

　　培养自己演讲能力的惟一可行办法就是去演讲，如果你比较胆怯，可以在人少的场合演讲。实际上，演讲最难的就是第一次，只要克服了心理障碍，演讲并没有什么难度。

　　6．倾听能力

　　很多主管都有这样的体会，一位因感到待遇不公而愤愤不平的下属找你评理，你只需认真地听他倾诉，当他倾诉完时，心情就会平静许多，甚至不需你做出什么决定来解决此事。

　　这只是倾听的一大好处，善于倾听还有其他两大好处：一是让别人感觉你很谦虚，二是你会了解更多的事情。

　　每个人都认为自己的声音是最重要的，并且许多人都想迫不及待表达自己的愿望。在这种情况下，友善的倾听者自然成为最受欢迎的人。如果主管能够成为下属的倾听者，他就能满足下属的需要。

　　如果没有这方面的能力，就应该立即去培养。培养的方法很简单，只要牢记一条：当他人停止谈话前，绝不开口。　


74．有效见习，技高一筹
　　年薪百万美元的经理已经比比皆是。不论你是普通工薪族，还是经理一族，你都得“努力干才行”，因为你是上班族的一员。你该怎样登上你人生的制高点？上班族的赢家风范是什么？上班族拼搏的智慧和秘诀是什么？

　　对白领阶层来说，提高技术是一切的希望。

　　在白领阶层要提高生产效率全靠每一个职员技术的提高。可是很遗憾，白领阶层职员的技术观念和工厂员工相比要差很多，甚至可以说他们对这方面很不重视。

　　不过我要先澄清一点，我并不是说他们办公的技术很差，而是指如果他们有这种技术观念而且努力工作的话，在技术方面会有更大的进步。

　　在经营者的集会上，常常谈到日本的公司还可能有很大的发展，理由是它们已经发展到目前的高水准，白领阶层的技术观念还相当低。而日本的企业即使在资源方面不太充裕，还会有较大发展，这正是我们该学习的。

　　那么技术观念较低是什么意思呢？比如有人问你“你的技术较强和较弱的是哪些方面”时，你未能立刻回答出来就是技术观念差，换句话说就是对自己的技术状况没有正确的估计与认识。具有技术观念的人和不重视技术的人在提高技术方面当然会有差距。这一点是我最关心的问题。

　　不过我也要说明，并不是所有的日本人都没有这种技术观念。看看打高尔夫球的人就知道，他们都很注意打球的技巧，一大早起来就进行挥杆练习，中午休息时间也在谈高尔夫球，晚上也到高尔夫球练习场去练球，一到休假时还是到球场去打球，以磨炼打球的技巧，在此，他们都有强烈的技术观念。虽然这是属于趣味性的活动，不过我认为这种观念应该适用于工作方面。

　　无论你为之工作的公司是什么类型，规模有多大，你都应该尽力掌握该公司的各种基本业务技能，尽管目前你还不需要使用。一直到确信你的这些技能在类似办公领域里是一流的。例如最具体的键盘输入、管理档案、收发邮件以及安排会晤、回接电话、记录口授和使用办公器材等等。并且力争在通信、调查研究、为顾客服务、采购、预算、簿记、开具发票、培训新雇员以及监督职员等方面都做到精益求精。同时，学会文笔流畅，语言简洁，善于合理安排自己的工作。这些看似很小，不足为道的事务，往往是影响你效率的重要原因。

　　对于那些致力于工作，并注意工作质量和工作效率的办公室人员，升职的机会是很多的。

　　但你必须提高你的基本技术和专业技术，那么你就照着此书有效见习，我们以简单易懂的方式，使你技高一筹。

　　白领阶层的办事能力至少有两方面，一方面是共同的基本技术，另一方面是包括企业管理在内的专门技术。前者是所有办公室人员都该有的技术，其中并没有事务系列和技术系列的差别，所指的是起草文件、整理资料、准确的语言表达能力、运用电话的方法、协调及交涉的能力等等，换句话说是一种能够快速处理工作的能力。一般的白领阶层、尤其主管人员和高级干部都有些轻视这种共同基本技术，其实这些技术的好坏对效率的影响是很大的。

　　在日常的每一项工作上，常会因为本身没有具备这些共同的基本技术而多花很多时间和劳力，这么一来怎么有可能发挥专业方面的技能呢？

　　第二方面的技术是属于专业或专家的技术。在公司里负责企业管理的主管人员专业技术水平不一，其他不同技能专家专业技术水平不一，所以常会因工作的失误，引起很大的负面效果。

　　如果想要在专业方面有所发展，就必须在自己心中经常具有技术观念，而且要有该向哪一技术方面发展的目标。换句话说就是要张开天线，这些天线要有两种，一种是针对目前工作需要的天线，另一种是针对将来发展方向所需要的天线。如果能够张开天线，那么你在看报纸、听别人说话或在上下班的电车里都可以凭借你的天线接收到各种各样的信息。

　　此外还有一件很重要的事，那就是对于每一种工作都要有想吸收其有关技术的进取心。如果上级指示你做某种工作，而你漫不经心地完成它，那就没有一点进取心可言了。

　　对于提高技术方面，上司所要培育的方向必须和本人的志向一致才可以，不过本人的进取心最重要。　


75．学会在工作时保持高效
　　许多管理人员手头总有一大堆要做的事情。为了在工作和私人生活之间保持一种健康的平衡，一定要学会在工作时保持高效，从而得以在合理的时间离开办公桌。如果做不到这点，就会精力不济、创造力低下，最终危及健康。

　　用以下几种方法，就可以认清每天必须完成的工作并找到完成任务的策略。

　　1．每天都以计划结束

　　每天下班前的最后15分钟，用于写下第二天的任务清单。写出清单后，你就会清楚地知道，哪些工作是今天必须完成的，哪些工作是今后几天内要完成的，哪些是长远的目标。这样你就会精确地找到需要优先处理的问题，从而避免被那些不重要的事情分散精力。这样，即使你决定在某个合适的时候停止工作，工作进度也在你的掌握之中，不会受到影响。

　　2．分派任务

　　在写出了任务清单后，认真考虑一下，哪些任务是可以分派给团队中别的成员的。每天早早就找出了这些任务，就会使团队成员能够尽早开展工作，从而加快完成任务的速度。和你一样，同事也希望对每天的事情早做安排，如果你是在一天的最后几个小时才把任务分派给同事，同事会不高兴的，因为你有可能打乱了他们的计划。

　　3．依靠高科技