企业会计制度讲解之一-第25部分
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（２）日常运行。
①输入凭证是电算化软件的原始数据，是各种凭证单据，在账务处理软件中是记账凭证，在材料核算软件中是各种出库、入库单据，在销售核算软件中是发票、产品出库单，等等。只有将这些凭证单据输入到计算机后，才能由计算机进行处理。因此，凭证输入成了电算化后新增的工作，而且是需要花大量时间才能完成的工作。
凭证输入前，应先经过检查和预处理，不合法、不正确、不合理、不真实、内容不完整的凭证不能输入。可以根据计算机的需要在用于输入的凭证上加写有关代码、编号等内容，进行预处理，以方便凭证输入。
凭证输入计算机后要进行复核，复核输入内容与原件是否一致，防止有意无意的错误。复核人员和输入人员不允许同为一个人。直接使用原始凭证在计算机上编制记账凭证，用计算机打印的记账凭证代替手工记账凭证的单位，应保证打印出的记账凭证内容齐全、签章齐备。凭证可以集中由一人输入，也可以各个岗位编制的凭证由本岗位输入。
②凭证复核是输入的凭证必须由另一人复核后才能用于记账，计算机复核的内容包括合法性、合理性、正确性、完整性和真实性。计算机内凭证的复核可以采用屏幕查看复核、打印输出复核、重复输入复核三种方法。对于已复核后又发现有错的凭证可允许修改，但修改后必须再次复核。复核人员的姓名必须在机内随凭证永久记录，以明确责任。
③记账、计算成本等各种计算机处理是自动由计算机完成的，只要将原始数据正确输入计算机，计算机就能按事先设计的程序完成各种账簿的登记和各种计算工作，节省大量人力。
④输出账簿是采用计算机核算后，所有账簿平时均保留在计算机内，日记账必须每日打印，明细账和总账可根据需要按月、按季或按年打印，不满页时，可满页后再打印，但不能不打印。打印时，有关表格线可省打。打印后的账簿应连续编号，应由专人检查后再作为正式账页进行装订，以符合《规范》要求。
⑤编制会计报表是根据账簿编制的，也是由计算机自动完成的，通常每月月末进行。我国的通用会计软件通常都提供通用报表生成器或专门的报表功能模块，帮助用户编制各种对内、对外会计报表。编制会计报表工作是日常核算中较为复杂的工作，应由会计和计算机水平较高的会计人员完成。应保证报表中的会计数据与账簿一致。应对报表数据进行审核并签章后再报送有关单位。
（３）日常维护。与手工核算不同，由于电算化核算采用了许多先进设备和技术，对其日常维护就成了会计核算中一项重要工作。日常维护包括硬件维护与软件维护两部分。维护一般由电算维护员负责，软件操作员等其他人员不得进行维护，电算主管可进行维护监督工作。
５．利用现有数据进行财务分析
经过一段时间的计算机日常核算，在计算机内必然积累大量财务数据，如何利用这些数据进行财务分析就成了计算机日常会计工作的一项重要内容。
利用商品化会计软件中的财务分析子系统可以完成部分财务分析工作。商品化财务分析系统一般均提供常见的分析方法，例如比率分析法、结构百分比分析、比较分析、趋势分析等，分析结果一般以图和表的形式同时输出。另一种分析方法是利用报表系统进行财务分析。这是所讲的报表系统可以是商品化会计软件中的通用会计报表模块，也可以是常见的办公软件中的电子表格软件（例Excel），其共同特点是能够从有关账簿中提取数据，通过报表系统自定义分析模型，从而产生分析结果。
四、替代手工记账
利用计算机进行会计核算的初期是人机并行期，这一期间一般在３～６个月之间，最好能跨年度。人机并行期结束后要甩掉手工账，实现计算机替代手工记账。是否可以甩掉手工账，不是由企事业单位自己说了算的，必须报经有关部门验收合格后，才能脱离手工账，进入正常的计算机核算状态。
１．替代手工记账的条件
根据《会计电算化管理办法》的规定采用电子计算机替代手工记账的单位，应当具备以下基本条件：
①使用的会计核算软件达到财政部发布的《会计核算软件基本功能规范》的要求。
②配有专门或主要用于会计核算工作的电子计算机或电子计算机终端并配有熟练的专职或者兼职操作人员。
③用电子计算机进行会计核算与手工会计核算同时运行３个月以上，取得相一致的结果。
④有严格的操作管理制度。主要内容包括：
Ａ．操作人员的工作职责和工作权限；
Ｂ．预防原始凭证和记账凭证等会计数据未经审核而输入计算机的措施；
Ｃ．预防已输入计算机的原始凭证和记账凭证等会计数据本经核对而登记机内账簿的措施；
Ｄ．必要的上机操作记录制度。
⑤有严格的硬件、软件管理制度。主要内容包括：
Ａ．保证机房设备安全和电子计算机正常运转的措施；
Ｂ．会计数据和会计核算软件安全保密的措施；
Ｃ．修改会计核算软件的审批和监督制度。
⑥有严格的会计档案管理制度。
２．替代手工记账的申请、检查和批准
（１）提出申请。《会计电算化管理办法》明确规定，由各省、自治区、直辖市、计划单列市财政厅（局）和国务院业务主管部门，制定用计算机替代手工记账的具体管理办法。对此，各省、市财政部门都已作出相应的管理办法，可归纳为两种管理形式：一种形式为，由财政部门直接负责对申请替代手工记账的单位进行审查，一般的做法是财政部门会同国税、地税、审计等部门实地进行审查验收，验收合格后办理计算机替代手工记账的审批手续并发给计算机替代手工记账的许可证；另一种形式是，财政部门间接管理，由申请替代手工记账的单位委托会计师事务所进行替代手工记账的计算机审核，由该所出具计算机替代手工记账和审查合格的报告，并抄送财政、税务、审计、业务主管部门等，财政部门只负责对会计师事务所的审查工作质量进行监督、检查，以及对该所的审核报告审核后作出正式批复。
对替代手工记账的单位不论采取何种管理形式进行审查，依据的标准都是《会计电算化管理办法》和《会计电算化工作规范》。审查计算机替代手工记账的过程是对替代手工账的单位在双轨并行期间会计工作全面的检查和总结，既能帮助企业达到会计电算化工作规范的要求，也起到咨询服务或交流经验的作用。因此，审查计算机替代手工记账不应马马虎虎走过场，而应认认真真地对待。
（２）检查。负责替代手工记账验收的单位在收到甩账申请后，应制定甩账验收计划，并通知被审单位。通常审查的内容主要有：检查所使用的会计核算软件是否达到财政部颁布的《会计核算软件功能规范》，审查计算机硬件、设备配置和运行环境情况，审查会计电算化岗位设置和人员技能，审查手工计算机并行运行三个月或三个月以上的账表，审查各种制度是否健全，是否得到贯彻落实。
（３）批准。对于已经通过替代手工记账验收的企业，验收审查单位应向该单位和有关部门提供甩账验收报告。在报告中应说明甩账验收的日期、会计软件名称及版本，甩账验收人、甩账验收方法、甩账验收内容、企业存在的不足和改进建议等。单位接此报告后，在对不足部分作完改进后即可脱离手工进行计算机单轨核算。
五、电算化会计档案的管理
１．电算化会计档案管理的内容
电算化会计档案指存储在计算机中的会计数据（以磁性介质或光盘存储的会计数据）和计算机打印出来的书面形式的会计数据。会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）等数据，以及会计软件系统开发运行中编制的各种文档程序和其他会计资料。电算化会计档案管理的主要任务是：监督和保证按要求生成各种档案，保证各种会计档案的安全与保密，保证各种会计档案得到合理和有效的利用，并安全保存。
计算机内会计数据的打印输出和保存是替代手工记账单位的重要工作。采用电子计算机打印输出的会计凭证、账簿、报表应当符合国家统一会计制度的要求，必须采用中文或中外文对照，字迹要清晰，保存期限按《会计档案管理办法》的规定执行。
２．记账凭证的生成与管理
电算化后，记账凭证的生成有两种方式：
（１）根据原始凭证在计算机上直接编记账凭证，由计算机打印输出。在这种情况下，记账凭证上应有录入员、稽核人员和会计主管人员的签名或盖章。收付款记账凭证还应由出纳人员签名或盖章。打印生成的记账凭证视同手工填制的记账凭证，按《规范》、《会计档案管理办法》的有关规定立卷归档保管。
（２）手工事先作好记账凭证，向计算机录入记账凭证，然后进行处理。在这种情况下，保存手工记账凭证与机制凭证皆可。
在保证记账凭证清晰的条件下，计算机打印输出凭证中的表格线可适当减少。
３．会计账簿和报表的生成与管理
对电算化后的会计账簿和会计报表的打印和保管《规范》有明文规定，即应当打印出书面形式，其保存期限按《会计档案管理办法》的规定办理。考虑到计算机打印的特殊情况，在《会计电算化工作规范》中对会计资料生成作了一些灵活规定，包括：
（１）现金日记账和银行存款日记账要每天登记并打印输出，做到日清月结。现金日记账和银行存款日记账的打印，由于受到打印机条件的限制，可采用计算机打印输出的活页账页装订成册。如果每天业务较少、不能满页打印的，可按旬打印输出。
（２）一般账簿可以根据实际情况和工作需要按月或按季、按年打印；发生业务少的账簿，可满页打印。
（３）在所有记账凭证数据和明细分类账数据都存储在计算机内的情况下，总分类账可用“总分类账本期发生额及余额对照表”替代。
（４）在保证账簿清晰的条件下，计算机打印输出的账簿中表格线可适当减少。
４．关于会计电算化系统开发的文档资料的管理
会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序，都应视同会计档案保管，保管期截至该系统停止使用或有重大更改之后的１～３年。
５．关于磁性介质及其他介质的管理
存储计算机中的会计数据（以磁性介质或光盘存储的会计数据），是在会计电算化情况下新的会计档案形式。在未打印成书面形式输出之前，应妥善保管并留有副本。一般说来，为了便于利用计算机进行查询及在电算化系统出现故障时进行恢复，这些介质都应视同会计资料或档案进行保存。
采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会计账簿、报表，具有磁性化和不可
