茅侃侃侃职场-第17部分

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修改的内容。

当你写一篇东西，小到一个通知大到一个重要的文件，需要同事帮你看看时，你就可以充分体会到Word软件修改功能的强大了。

比如，我起草了一个协议，把它发给公司的法务部、财务部，希望他们能够分别从法律、财务的角度来看看这份合同，看看它有没有问题，是不是合理合法、遵守规范，是不是符合公司的规定，有没有我没意识到的问题，会不会对公司的利益、形象造成影响。

如果法务和财务的同事没在修订模式下修改我的合同，我可能就不知道他在哪儿做了删改，甚至可能不知道他有没有保留原始合同的意思。为了避免这些直接修改可能造成的问题，最好选用Word的修订模式来修改合同。

现在单位都讲求协同办公，单位成员之间需要彼此互动，所以工作时文件的交互、沟通、修改也比较常见。

第二，Word程序目录的自动添加。

以前我工作中常要写使用手册。写使用手册时，我一般会将它分为很多章节，每个章节里又包含很多小节，有时候甚至可能会分得更细。所以目录可能会细化到三级到四级标题。

写使用手册，前面加个目录会让人读起来非常方便，查找内容也会更快，但当时，我添加目录是手动添加的，手动添加目录很麻烦，因为我在正文中多加些内容的话，很可能就要调整目录的页码，如果我在内文中增加一个小标题，我就需要修改目录的内容。当时我发现大家跟我一样都很烦琐地做着这个工作，所以我就理所当然地认为这个工作本来就这么烦琐。

直到有一天，有个同事很惊讶地看着我说，你不知道目录是可以自动修改的吗？他说他很负责任地告诉我，目录是可以自动修改的！

添加目录之前将正文里的标题设成Word可以标识的标题状态。只有将目录标题设置成标题状态，它才会是目录域的目录点。将标题设置成标题状态后，在原来所谓的静态标题的前面，就会自动生成段落号。

如果我们要排版的样式和文档默认的标题一、标题二的层级样式不一样，怎么办呢？这时候需要用到样式修改：只要在屏幕的常规栏里面，选择标题一、标题二，在标题显示上按右键选择格式修改就可以了。一定要使用标题的层级状态或者大纲的状态，来给标题进行段点设置。实际上这就相当于给每个标题加一个link连接，和我们用IE做一个连接没有区别，你可以把它看成一种不可视的连接。这样的话，我们可以在任何一页选择插入目录。选择更新目录，一定要选择全部更新，不要只更新页码，这样目录整个就会自动更新。使用自动设置目录的功能，不但提高了你的工作效率，而且会让你显得更专业，也可避免手动设置目录出现错误。

第三，除了Word的修改模式和添加目录的功能，我使用最多的就是字符统计功能了。

我写书时常用这个功能，我需要用它看看我累了半天到底码了多少字。平时不写书的上班族们，也需要写各种报告项目文案吧；在校大学生，也会有无穷无尽的作业和论文吧。对于你们，字符统计都是非常好的判断你们进度是否Okay的工具。

从内容到字数都搞定以后，也拜托各位稍微注意一下文档版式的调整。你提交的文档，要尽量做得漂亮。字号字体要选合适一些的。首行缩进在哪一级的标题之下，在哪儿缩合适，都是需要注意的点。

尤其是长篇的Word，有可能中间的某个段落是从别的文章复制过来的，如果你原样粘贴过来的，那它的字体和你Word本身的字体字号肯定是不同的。这时候可以选用格式刷，对文字和段落的格式进行统一刷新，让文章变成统一的样式。如果是很长的文件，里面包含了很多其他人帮忙协助的部分，我整合它们的时候，为了体现文章的整体性，会把这个文档做成模板，如果想把它做成日后公司的标准文书，还可以选用样式列表。样式列表是对特定状态的字符，例如标题、正文、层级标题甚至是表格等等进行格式化的修订，你只要把它选中了，定义成统一的样式就可以了。

对于页数比较多的文档还可以加入页码。页码实际上是页脚的特定概念，一般插入在右下角比较好。最好插入几分之几页。（总页数/当前页数）。

为了使你的文档看起来专业，加了页脚，最好也加上页眉，让每页都变得不同凡响，如果您这篇文档是样章，那就再加个水印，把公司的LOGO添加到底板的水印上，让别人无法复制，让自己的文档变得更个性。

样式列表、格式刷、定义标题、自动目录、页眉页脚和水印、中英文字体的统一定义，都是Word非常好的应用，绝对可以让你的一个普普通通的文档变成高档次的文档，更重要的是这些应用可以大大提高你的工作效率和工作质量。

我觉得Word还有很多有意思的应用。我记得第一次见到“”字时，我不认识是什么字，这个字是我一个朋友发给我的，我看了一遍也没记住，也不好意思问他是什么意思，打我又打不出来。很多人说可以将它复制到搜索引擎上，上网查。其实，通过Word也可以将它查出来。复制“”字，贴到Word里面，通过显示这个汉字的拼音，就可以知道这是什么字了。以后大家遇到不认识的字也可以这么做。

下面说说Office里面另一个很好的应用Excel。

我建议大家养成常用Excel的习惯，在提高Word使用效率的同时，多使用Excel去完成一些使用Word不太方便操作的任务。比如我们做一个Word文档，文档中间连续多页都包含很多不同的数据，使用Excel就可以让这些数据以简化的方式呈现。Word的表格工具只会让表格更好看，而不会让表格更实用。

但是Excel能让表格更实用，比方说，我将不同的数据表汇总在一个表上，为了显示出这些表里数据的关联性，最好用Excel制作一个表单。

尤其是在做商业计划、市场报告或者财务报告的时候，在Word里面插入表格时，一定要选择直接嵌入Excel表格，千万不要用粘贴剪切的方法，把表格直接贴到Word上。这么做是因为如果Word文档里表单的内容修改了，只要单击Word里的这个表单，与这个表单联系的Excel表单也会自动进行修改，哪怕一个数据变了，整个Word文档的数据都会跟着变。这样我们就不用挨个儿重新算一遍了。

我见过很多笨同志，在处理数据文档时，算一个数，就拿计算机改一个数。对这样的同志，恐怕Excel只是个摆设吧。但凡涉及数据方面的文件，用Excel处理肯定比Word方便多了，因为Excel可以自动运算。

可能还有很多人没有搞清楚Excel里ABCDEFG代表的是纵列，1234567代表的是横列。我建议这样的同志，去买本Office软件的书，或者去考个NIT认证、ITAT认证、微软认证，彻底给自己普及一下知识吧。

Excel除了有强大的数据处理功能，还有高效的图表生成能力。在选择图标时，我建议大家摒弃那些花里胡哨的图标，对于商业文档，最好用的是2D平面柱状图和曲线图。这两种图形简单实用，你只要将它的横纵坐标和断点说明白就行了。因为雷达图用多了，老板会看着比较累，并且不见得越全面越花哨就越好，何况还有很多客户是看不懂雷达图的。

在全部处理完毕文档的内容后，准备输出时，我建议把当前编辑好的、已经可以输出的文档另存在一个文档里，大家会问为什么要这么做。为什么呢？无论是在Excel、PPT，还是在Word里面，插入的图片都是矢量图，矢量图虽然可以在不失真的情况下被扩大缩小，但是图输出以后，有可能图片上的字周边会生出弯弯的锯齿状，特别不好看。所以建议大家在输出文档之前，将文档先存在一个备用文件里，以备文件输出以后出现矢量图变化的情况后，用PrntScr键或者QQ抓屏截图去替换输出版本中坏了的矢量图。截下来的图片就变成位图了，位图往往会自动对图片中的锯齿做修正，使它的周边变得平滑。这样图片就不会有锯齿了，看起来也更舒服了。

Office系列中，使用率高的另外一款软件就是PowerPoint—PPT。前面有几个章节我已讲过一些关于PPT的应用。这一章再补充一些。

如果文件中要用到一些表示流程的图，这些图没有复杂到需要用Visio处理的话，就可以选用PPT这个软件来处理。PPT对于制作流程图来说，还是相当方便的。

Visio里面所有的绘画元素，PPT都有，可以直接拿来用。最关键的一点，PPT做完流程图后的截图，没有锯齿，非常漂亮。但是，使用PPT一定要注意的一点是，我在前面的章节多次提到过，字号一定要用18号以上的，否则文字四周会有齿状，非常难看。

PPT要做得漂亮，是需要时间的，如果想又快又好地做好PPT，就要使用一些技巧了。比如说选用母版，实际上就是模板。

有人经常问我：“我想把你那个底图的LOGO挪一挪，为什么怎么挪都挪不动啊？”我说：“哥们，LOGO在母版里呢，只能延续继承使用。”什么是延续继承呢？延续继承就是将位置固定、大小固定、形式固定的图片做成母版，并将段落的大小、缩进、字号等等标准都统一在这个母版里，这样就不用每做一页PPT，还要将所有的东西都调整一遍，图片重贴一遍了。

当用PPT作演讲的时候，我们既要做大纲模式，也要做讲义模式。PPT是可以多屏幕播放的；在投影仪上播放大纲模式的时候，可以在笔记本上同时播放讲义部分，这样就不至于看着大屏幕，却想不起来针对这个大纲自己想讲什么内容了。

在前面的章节中也提到过，在准备PPT演讲展示时或者有重要会议需要用PPT进行演讲的时候，建议大家事先做一个演练彩排。PPT当中有贴心的排练功能，它可以自动计时，方便我们控制每页的演讲时间和节奏。

如果想让自己的PPT不只是单纯的文字配图，可以往里面加入Flash、视频剪辑，或者音乐文件，让它变得更加丰富多彩。这些内容都可以嵌入到PPT的页面中，只需要把想要加入的内容另存为一个自动播放的文件，然后利用演讲功能自动设定每段要播放的时长，然后选用循环播放或者单一播放的形式就可以了。当然嵌入声音还有一个技巧，一定要设置成不仅在本页播放，这样音乐才会成为整个PPT的背景，循环播放。这些功能都很简单，但它们可以让你的PPT作品极大地丰富起来。

我尝试过PPT更有技术性的功能，有一次，我需要用PPT给我的客户介绍当时我们公司的游戏场地，我们的游戏场地有很多，我需要分别给他们介绍，但是我不想按顺序讲，因为有时候客户会突然问某个场地的情况。所以，我就在PPT里做了特殊的设计：将每个游戏场地的情况做成“事件”的形式，嵌进每个游戏场地这个“对象”里。所以，当我将鼠标移动到某个游戏场地的名字上时，它就可以弹出一个框框，里面便有这个游戏场地的介绍。这种方法很实用，同学们可以去练习制作。

制作PPT时，还有一点需要注意，制作Word和Excel文件时也一样，如果你制作的这个文件是需要通过网络传送的，在给这个文件嵌入任何一个图片后，最后输出前，一定要在随便